Conservacion de Documental

GESTIÓN DOCUMENTAL
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
DEFINICIÓN
Conjunto de medidas preventivas o correctivas,

adoptadas para garantizar la integridad física y
funcional de los documentos de un archivo, sin
alterar su contenido..
“... el conjunto de operaciones que tienen por

objeto prolongar la vida de un ente material,
merced a la previsión del daño o a la
corrección del deterioro”. (Viñas, 1988 p.2)
LEY 594 DEL 2000
ARTICULO 46 ARTICULO 47 ARTICULO 48 ARTICULO 49
Los archivos de la Los documentos de archivo Conservación de Reproducción de
Administración Pública. sean originales o copias, documentos en documentos.
deberán elaborarse nuevos soportes.
ARTICULO 62
ARTICULO 60 ARTICULO 61 Las entidades
ARTICULO 59
Los archivos deberán Condiciones de productoras de
Conservación
implementar un edificios y locales documentos
preventiva,
sistema integrado de destinados a oficiales, serán
conservación y archivos.
conservación responsables del
restauración
manejo directo y
documental. ARTICULO 65
ARTICULO 64 conservación de
Conservación de sus documentos
ARTICULO 63 Prevención de
documentos
Sistemas de deterioro de los
originales. La
almacenamiento y documentos de
documentación
depósito de la archivo y situaciones
en su soporte
documentación. de riesgo.
original.
ACUERDO 037 DE 2002 ACUERDO 8 DE 2014
Por el cual se establecen Por el cual se establecen las
las especificaciones especificaciones técnicas y los
técnicas y los requisitos requisitos para la prestación
para la contratación de los de los servicios de depósito,
servicios de depósito, custodia, organización,
custodia, organización, reprografía y conservación de
reprografía y conservación documentos de archivo y
de documentos de archivo demás procesos de la función
en desarrollo de los archivística en desarrollo de
artículos 13 y 14 y sus los artículos 13 y 14 y sus
Parágrafos 1 y 3 de la Ley Parágrafos 1 y 3 de la Ley
General de Archivos 594 General de Archivos 594 de
de 2000. 2000.
En una empresa especializada en suministrar servicios de seguridad
privada integral, con 32 años de experiencia en el mercado colombiano
y con destacado número de clientes nacionales y multinacionales que
certifican la calidad de los servicios y la responsabilidad que asumimos
con el cumplimiento de los objetivos empresariales, convirtiéndonos en
su aliado estratégico en el campo de la seguridad y control de
pérdidas.
ESTADO ACTUAL DEL PROCESO DE ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
La organización documental es el proceso archivístico orientado a la
clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de
una institución. En la empresa se pudo evidenciar que la
información está clasificada por tipos documentales, y esta
ordenada en forma de llegada de los documentos, estos están
almacenados en carpetas y azetas, que están identificados en forma
manual, no tienen una descripción detallada del contenido del
expediente. Se hace necesario generar una ficha técnica o rótulo,
para la identificación de las unidades documentales, se evidencio la
ausencia de un inventario detallado de los expedientes que se
conservan en el “depósito de archivo” y en las oficinas (archivo de
gestión).
Estante Madera Documentación sin Archivo
Archivador Vertical
ESTADO ACTUAL DEL PROCESO DE CONSERVACIÓN
DOCUMENTAL
Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad
física y funcional de los documentos de archivo.
En la empresa se pudo evidenciar que la información se encuentra archivada en

carpetas colgantes que están ubicadas en un archivador vertical de madera y en azetas
ubicadas en un estante de madera, de acuerdo a lo observado se evidencia el riesgo a
la perdida de información, y a la falta de medidas preventivas, ya que no se encuentran
en un depósito de archivo adecuado para su conservación que cumpla con todas los
requisitos exigidos en el acuerdo 049 del 2000 que reglamenta las condiciones de
edificios y locales destinados para sedes de archivos, almacenamiento y custodia de
documentos
MEDIDAS DE CONSERVACION
DESDE LA PRODUCCION
• Estandarizar el tipo de • Usar tintas estables

papel.
• Controlar y restringir el uso de • Evitar realizar anotaciones

sobre los documentos
elementos metálicos.
CONDICIONES DE
ALMACENAMIENTO
UNIDADES DE CONSERVACIÓN
Acuerdo 037-2000
Para el almacenamiento de documentos en soporte papel se recomienda utilizar
cajas, carpetas o medios de embalaje que garanticen su protección con el propósito
de prolongar de manera considerable la conservación de los mismos.
CONDICIONES DE
ALMACENAMIENTO
UNIDADES DE CONSERVACIÓN
CONDICIONES DE
ALMACENAMIENTO
CONDICIONES AMBIENTALES Y
TÉCNICAS DE CONSERVACIÓN
Los edificios y locales destinados a albergar

material de archivo, deben cumplir con las
condiciones ambientales que incluyen
manejo de temperatura, humedad relativa,
ventilación, contaminantes atmosféricos e
iluminación.
VENTILACIÓN ILUMINACIÓN
Se debe garantizar la aireación • El nivel de luz natural debe ser
continua. Los ciclos de renovación del menor o igual a 100 lux.
aire y el caudal de intercambio se
establecerán según las condiciones • La radiación ultravioleta no debe
ambientales requeridas y las superar los 70 micro vatios/lumen y
características espaciales del inmueble. su incidencia directa sobre la
La disposición de las unidades de documentación y unidades de
conservación en los estantes deberá conservación.
permitir una adecuada ventilación a
través de ellas. • La iluminación artificial podrá
hacerse con luz fluorescente de
baja intensidad colocando filtros
ultravioleta.
SEGURIDAD
• Se debe disponer de equipos para la atención de desastres como

extintores de CO2, solkaflan o multipropósito y extractores de agua
de acuerdo con los riesgos de inundación o infiltración.
• El número de unidades de control de incendios deberá estar acorde

con las dimensiones del depósito y la capacidad de
almacenamiento.
• Se deben implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
• Se requiere la señalización que permita ubicar con rapidez los

diferentes equipos para la atención de desastres, las rutas de
evacuación y el rescate de las unidades documentales.
MANTENIMIENTO
• Es indispensable garantizar la limpieza permanente y adecuada de

las instalaciones, de la estantería y de las unidades de conservación.
• Se debe realizar la evaluación de riesgos tanto en la edificación

como de aquellos derivados de actos vandálicos, tanto estos como
las medidas de corrección y reacción en caso de siniestro se
consignaran en el plan de prevención de desastres.
PARA TENER EN CUENTA
• Las fotografías y negativos deberán almacenarse en

sobres individuales y en cajas de pH neutro.
• Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su

carrete y contenedor elaborados en material estable y
químicamente inertes.
• Las cintas magnéticas de audio, vídeo o de datos como DAT,

entre otros, deberán almacenarse completamente
rebobinadas en su respectivas cajas alejadas de campos
magnéticos y fuentes de calor.
• Los disquetes y los CD, entre otros, podrán contar con una
unidad de conservación plástica en polipropileno u otro
polímero químicamente estable.

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Conjunto de medidas preventivas o correctivas,

“... el conjunto de operaciones que tienen por

En la empresa se pudo evidenciar que la información se encuentra archivada en

• Estandarizar el tipo de • Usar tintas estables

• Controlar y restringir el uso de • Evitar realizar anotaciones

Los edificios y locales destinados a albergar

• Se debe disponer de equipos para la atención de desastres como

• El número de unidades de control de incendios deberá estar acorde

• Se deben implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.

• Se requiere la señalización que permita ubicar con rapidez los

• Es indispensable garantizar la limpieza permanente y adecuada de

• Se debe realizar la evaluación de riesgos tanto en la edificación

• Las fotografías y negativos deberán almacenarse en

• Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su

• Las cintas magnéticas de audio, vídeo o de datos como DAT,

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