CONSERVAR Y PRESERVAR LOS

DOCUMENTOS Y ADMINISTRAR LOS

ARCHIVOS
Actividades de contextualización e identificación de conocimientos
necesarios para el aprendizaje

Aprendices: Marleidys Manzano Arias

José Daniel Castro
Leonor Urrutia González
Yeni Sandrit Carrascal Ríos
Lilibeth Ortiz Gómez

23/06/2017
Centro Agro empresarial Sena
 Actividades de contextualización e identificación de
conocimientos necesarios para el aprendizaje
Encontrará una serie de elementos y fundamentos para desarrollar con éxito esta
actividad que es de gran importancia en su futuro desempeño como Asistente
Administrativo. Por tanto es importante que en esta parte del aprendizaje usted
conozca de:

1. ¿Cómo conservar y preservar?

La temperatura puede ser un factor determinante en la extensión de la vida útil

de los objetos inestables como películas fotográficas o papeles ácidos. Mientras
más alta es la temperatura, más rápido es el deterioro de las colecciones, "cuanto
más baja la temperatura, más larga es la vida". Cada paso que se dé para
mejorar el ambiente beneficiará, a la colección.
 Humedad: Es un factor importantísimo. El exceso de humedad creará
hongos y traerá la proliferación de insectos corrosivos. La falta de humedad,
a su vez, puede producir el resquebrajamiento y fragilidad de las hojas de los
documentos. Una humedad controlada de entre el 30% y el 50% es lo
indicado para la preservación. Con la menor variación posible, y la máxima
estabilidad, pues las variaciones de humedad provocan mayores de años que
un mediano o bajo rango estable.
 La luz tiene un trascendente efecto en los documentos. No sólo la luz visible
al ojo humano, sino la radiación infrarroja o ultravioleta, la luz solar, causan
también deterioros. Genera reacciones químicas y de oxidación en papeles y
fotos. En los ambientes con iluminación de luz de sol, pueden ponerse
cortinas que filtran la radiación UV. Medida en lúmenes/m2, o sea en
unidades lux, 50 lux por día es la cantidad de luz indicada para la
conservación. 50 lux equivale a una suave iluminación ambiental. Si hubiera
documentos expuestos a mayor radiación lumínica, deben guardarse
temporariamente en lugares oscuros has tal su exposición.
 Manipulación: Las condiciones de descuido, desorganización y
amontonamiento producen rápidamente daños evitables a las colecciones.
La manipulación normal de algún modo causa siempre daños inevitables,
pero una manipulación incorrecta conduce pronto a daños serios e
irreparables. Los libros se deben tratar con delicadeza

2. ¿Para qué conservar?

Conservación, en el ámbito de los archivos y bibliotecas, hace referencia a todas

aquellas medidas destinadas a proteger adecuadamente los documentos, con el
fin de prolongar su utilización en condiciones óptimas durante el mayor tiempo
posible.
3. ¿Quiénes deben de conservar?

Toda empresa privada o pública tiene el deber de archivar para la preservación

y conservación de los documentos

4. El archivo general de la nación establece procedimientos tendientes a

la conservación de los documentos históricos. Los acuerdos del AGN
son:

5. Acuerdo 011/96 establece criterios de conservación y organización de

documentos. RECUPERADO (LEGISLATIVO, 1996).

ACUERDA
ARTICULO 1. El material gráfico que se encuentra entre las unidades de
conservación deben extraerse dejando en su lugar un testigo y llevarse aquella
sección del archivo que se haya dispuesto para conservar documentos en
distintos formatos.
ARTICULO 2. El testigo que ha de colocarse en el lugar que ocupaba el
documento gráfico, debe indicar las características del mismo, nombre de la
unidad archivística a que pertenece, nombre del documento, fecha, autor,
número de folio y señalar la referencia de su actual ubicación en la sección de
gráficos.
ARTICULO 3. Cuando se requiera la reproducción por cualquier medio técnico
o electrónico del documento que contenía originalmente algún material gráfico,
debe traerse a la sección correspondiente dejando allí el respectivo testigo y una
vez se haya efectuado este procedimiento, se debe devolver el documento a la
sección de material gráfico.
ARTICULO 4. El procedimiento mencionado debe seguirse para todo material
gráfico que se encuentre en los archivos, bien sea que este mezclado con la
documentación textual o que se halle de manera independiente.
ARTICULO 5. Igual tratamiento debe darse al material gráfico que se encuentre
en los protocolos notariales, siempre y cuando tenga una antigüedad de
cincuenta a o más años.
ARTICULO 6. El presente acuerdo rige a partir de su publicación.

6. Acuerdo 47/00 art: 43 del capítulo V reglamento general de archivos

sobre restricciones por razones de conservación.

ACUERDA
ARTICULO 1º-Acceso a los documentos e información. Con el objetivo de
garantizar la preservación de los documentos de archivo, por ser ellos fuente de
conocimiento y difusión, fundamento de la memoria histórica de la Nación,
garantes de derechos y deberes ciudadanos que dan cuenta de las actuaciones
de las instituciones; Que con el fin de facilitar la prestación de los servicios de
información que deben brindar los archivos en el territorio nacional, se dispone
que sólo por razones de conservación, se podrá restringir el acceso a los
documentos originales, cualquiera que sea su soporte, mas no a la información
en ellos contenida. Ver art. 2 Ley 80 de 1989
ARTÍCULO 2º-Evaluación de soportes. La evaluación del estado de
conservación de los documentos de carácter histórico se hará teniendo en
cuenta las características tecnológicas, la tipología de alteración y la forma como
ésta se manifiesta y tomando como principio orientador la unidad que el soporte
del documento guarda con la imagen gráfica.
ARTÍCULO 3º-Restricción de originales. La intensidad de los tipos de
alteración se determinará con base en el análisis de las diversas manifestaciones
en relación con la garantía de permanencia, o susceptibilidad de pérdida del
documento. Este último será el criterio bajo el cual se tomará la decisión de
restringir el acceso al documento original, para lo cual se tomarán las previsiones
que garanticen suministrar la información por medio de las técnicas de
reproducción con que cuenta la entidad.
ARTÍCULO 4º-Producción de información. Para suministrar la información
contenida en aquellos documentos que por razones de conservación se restrinja
su acceso, se deben utilizar técnicas de reproducción que propicien tanto la
preservación del original como la calidad y estabilidad del medio utilizado
previendo la ulterior reproducción a partir de la copia generada. Para ello se
recomiendan las técnicas de microfilmación, fotografía y digitalización. En todo
caso se debe evitar el proceso de fotocopiado por carecer de las características
señaladas en este artículo, en especial lo atinente a la preservación del original.
Cuando no sea posible acceder a esta tecnología se podrá recurrir a la
reproducción manuscrita.
ARTÍCULO 5º-Alteraciones. Las tipologías de alteración de acuerdo con los
factores que las ocasionan se agrupan en: Alteraciones de tipo biológico: Agrupa
el daño ocasionado por bacterias, hongos, insectos y roedores. El deterioro
producido consiste en la degradación del soporte, inicialmente superficial, hasta
provocar la pérdida parcial o total, en diferentes áreas del folio del expediente de
la unidad de almacenamiento o de cualquier tipo de soporte en la cual se halla
registrada la información.
Alteraciones de tipo químico: Proveniente de los materiales usados en la
elaboración del documento tanto en el soporte, como en la utilizada para el
registro de la información. Se percibe como el cambio de la coloración o la
decoloración distribuida en las áreas cercanas al texto escrito o la información
registrada, hasta la pérdida de material, ocasionando menor flexibilidad,
fragilidad y fragmentación del soporte, dependiendo de los materiales
constitutivos del mismo.
Alteraciones de tipo físico: Daño producido al documento o a la unidad que lo
contiene, por humedad, manipulación, almacenamiento, intervenciones
inadecuadas, vandalismo y desastres. Altera una parte o la totalidad del soporte
provocando pérdida de áreas parciales o totales del soporte o de la información
en él contenida.
ARTÍCULO 6º-Consulta. Los tipos de alteración se deben evaluar conforme a
métodos y procedimientos que permitan identificar el agente causante, el daño
presente y el riesgo que éste tiene en relación con la estabilidad del documento
así como con la salud del peticionario.

7. Acuerdo 48/00 artículo 59 del capítulo VII conservación preventiva y

restauración documental.

ARTÍCULO 1º-Intervención. Para la ejecución de procedimientos de

intervención documental en los niveles de conservación preventiva,
conservación y restauración, donde la conservación física y funcional se
establece como una función archivística más en cualquiera de las fases por las
cuales atraviesa el documento en su ciclo vital, independientemente de su tipo
de soporte, se deben tener en cuenta los siguientes criterios:
1. Unidad del objeto documental: La originalidad del objeto y los diversos
valores que posee o ha adquirido el documento a través del tiempo además de
los valores legales que de ellos se derivan, deben ser respetados teniendo en
cuenta que en el documento producido, el valor documental está dado por la
información que transmite y por la forma física y formal como se ha elaborado,
cualquiera que sea su soporte.
2. Unidad del soporte y de la imagen gráfica: Partiendo del punto de vista
tecnológico, el documento está conformado por un soporte, sea cual sea su
material de elaboración, y por una serie de elementos gráficos que transmiten la
información consignada. En los documentos como en pocos materiales estos
dos elementos se encuentran íntimamente ligados, el soporte integra en su
estructura los materiales que forman la imagen, gráfica, uno no existe sin el otro,
así se crea una simbiosis donde los dos elementos interactúan y se transforman.
Por lo tanto es muy difícil separar el soporte de los elementos sustentados. Es
así que no se puede pretender tratar ninguno de ellos sin afectar aunque sea de
manera exigua al otro. En consecuencia todo tipo de intervención debe preservar
tanto el soporte como la información que éste contiene.
3. Integridad física del documento: Todo tipo de tratamiento en cualquiera de
los niveles de intervención, debe responder al respecto de las calidades y
cualidades materiales, estructurales y plásticas de la documentación. No
obstante toda intervención ejecutada implica en mayor o menor grado
modificación de las calidades y cualidades físicas. Por ello es indispensable
realizar un cuidadoso análisis de los materiales garantizando su permanencia,
perdurabilidad, compatibilidad, legibilidad y posibilidad de futuros tratamientos.
ARTÍCULO 2º-Criterios de intervención. Los criterios de intervención se
implementan de acuerdo con una serie de principios de actuaciones que deben
considerar los tratamientos que impliquen la mínima intervención. Asimismo, al
ejecutar cualquier proceso sobre el documento se deben usar materiales inocuos
y compatibles con aquellos que componen su tecnología de elaboración. Deben
ser estables en el tiempo y a las condiciones ambientales y en lo posible
reversibles. Por otro lado no deben interferir con intervenciones futuras y ser
legibles. De esta manera la responsabilidad en la ejecución de los procesos
impone una revisión crítica y constante, máxime cuando se debe dar
tratamientos a una gran cantidad de unidades con variedad de técnicas de
elaboración como manuscritos, impresos, fotográficos, micrográficos, imágenes
análogas o digitales. En general los tratamientos masivos de conservación
deben adoptarse con precaución.
ARTICULO 3º-Valor de uso de los documentos. Las intervenciones deben ser
acordes con la funcionalidad de la documentación tanto en sus valores primarios
como secundarios. Ésta al prestar un servicio social y cultural como fuente de
investigación, consulta o gestión no podrá tratarse como un objeto de museo, su
valor de uso siempre se pondrá de manifiesto.
ARTÍCULO 4º-Conservación integral. Los tratamientos de conservación
preventiva, conservación o restauración deben estar precedidos de la estricta
documentación del bien documental, del examen diagnóstico que fundamenta,
sustenta y justifica el tipo y alcance de las medidas o tratamientos a realizar o
del establecimiento de proyectos y programas de conservación integral.
Asimismo deberán implementarse los seguimientos y controles necesarios para
los programas o procesos ejecutados de acuerdo con los niveles que se plantean
alcanzar.

8. Acuerdo 49/00 artículo 61 del capítulo VII condiciones y locales

destinados a archivos.

ACUERDA
ARTÍCULO 1º-Edificios de archivo. Los edificios y locales destinados como
sedes de archivos deberán cumplir con las condiciones de edificación,
almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que
garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales.
ARTÍCULO 2º-Condiciones generales. La edificación debe tener en cuenta los
siguientes aspectos:
Ubicación
 Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas
de inundación y que ofrezca estabilidad.
 Deben estar situados lejos de industrias contaminantes o posible peligro por
atentados u objetivos bélicos.
 Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y
su natural incremento.
Aspectos estructurales
 Si se utilizan estantería de 2.20 metros de alto, la resistencia de las placas
y pisos deberá estar dimensionada para soportar una carga mínima de
1.200 k/mt2, cifra que se deberá incrementar si se va a emplear estantería
compacta o de mayor tamaño señalado.
  Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material
ignífugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.

 Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignífugas, y

tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de
sustancias nocivas para la documentación.
Capacidad de almacenamiento
Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:
 La manipulación, transporte y seguridad de la documentación.

 La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del

material documental.

 El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos que

establezcan los procesos de retención y valoración documental.
Distribución
 Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con
los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los
acervos.

 Las zonas de trabajo archivístico, consulta y, prestación de servicios estarán

fuera de las de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de
regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de
depósito.

 Las áreas técnicas tendrán relación con el de depósito, tomando en cuenta

el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada,
así como las relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción,
organización y tratamiento de los documentos.

ARTÍCULO 3º-Áreas de depósito. El almacenamiento de la documentación,

deberá establecerse a partir de las características técnicas de los soportes
documentales, considerando los siguientes aspectos:
Estantería
 Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá, evitando
bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.

 Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas,

resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado
químicamente estable.

 Deberá tener una altura de 2.20 metros y cada bandeja soportar un peso de
100 kg/mt lineal.
 La estantería total no deberá tener más de 100 metros de longitud.

 Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se

deben utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor
estabilidad. En todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas de
fijación a piso.

 La balda superior debe estar a un máximo de 180 cm, para facilitar la

manipulación y el acceso del operario a la documentación.

 La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cms del piso.

 Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas,

para posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una
graduación cada 7 cm., o menos.

 Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados

para evitar desgarres en la documentación.

 El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento

de documentos ni de ningún otro material.

Distribución de estanterías
 La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio
mínimo de 20 cm., entre éstos y la estantería.

 El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un

mínimo de 70 cm. y un corredor central mínimo de 120 cm.

 La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la

documentación acorde con la signatura topográfica.

 Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se

recomienda el empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el
deslizamiento y la deformación de la documentación almacenada.

ARTÍCULO 4º-Condiciones ambientales y técnicas. Los edificios y locales

destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones
ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación,
contaminantes atmosféricos e iluminación, así:

Condiciones ambientales
 Material documental: Soporte de papel.
 Temperatura de 15 a 20°C con una fluctuación diaria de 4°C.
 Humedad relativa entre 45 y 60% con fluctuación diaria del 5%.
 Material documental: Fotografía.
 Blanco y negro: Temperatura 15 a 20°C.
 Humedad relativa de 40 a 50%.
 Color: Temperatura menor a 10°C.
 Humedad relativa de 25 a 35%
 Grabaciones: Temperatura 10 a 18°C.
 Humedad relativa de 40 a 50%.

 Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2,

solfa clan o multiprosito y extractores de agua de acuerdo con el material a
conservar. Evitar el empleo de polvo químico y de agua.

 Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades

deberá estar acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de
almacenamiento.

 Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.

 Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los

diferentes equipos para la atención de desastres y las rutas de evacuación y
rescate de las unidades documentales.

Mantenimiento
 Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no
incremente la humedad ambiental.

 Las unidades de conservación requieren un programa de limpieza en seco y

para el efecto se deben emplear aspiradoras.
ARTICULO 5º-El presente acuerdo rige a partir de su publicación.

9. Acuerdo 50/00 artículo 64 del título VII prevención y deterioro de los

documentos de archivo y situaciones de riesgo.

ACUERDA
ARTICULO 1º-Situación de riesgo para el material documental. Es un estado
temporal que a corto plazo produce un cambio en el ambiente donde se
encuentran los acervos y que a menudo produce consecuencias dañinas e
irreversibles para la integridad y el mantenimiento del material.
ARTÍCULO 2º-Planificación de preservación. La prevención de desastres y
situaciones de riesgo es una estrategia importante en la planificación general de
la preservación. Un plan programado acertadamente permite una respuesta
rápida y eficiente ante una emergencia, minimizando el peligro tanto para el
personal, como para los acervos documentales y la edificación, evitando y
disminuyendo los costos que a todo nivel implicaría un siniestro. Dicho plan se
debe basar en el establecimiento de medidas de prevención y protección de los
acervos documentales y el conocimiento de las estrategias de recuperación
después del siniestro en la planificación de la respuesta y la recuperación.
Deberá incluir una capacitación y entrenamiento periódico del personal al que se
debe indicar entre otros, la ubicación y operación de válvulas de cierre de
tuberías de agua o conducciones eléctricas, el manejo de los extintores, sistemas
de alarma y de evacuación.
ARTÍCULO 3º-Prevención. Se debe partir de la identificación y levantamiento
del panorama de riesgos, seguido de la evaluación o valoración de las amenazas
potenciales. Frente a estas situaciones se establecerán las medidas preventivas
pertinentes, el manejo de los riesgos inminentes y el establecimiento de un plan
de contingencia que cubra las medidas de reacción necesarias; tales como:
1. Levantamiento y valoración del panorama de riesgos
Para la identificación y valoración de los posibles riesgos que puedan afectar el
material documental, se puede establecer la siguiente clasificación:
 Riesgos provenientes del exterior del edificio.
 Riesgos provenientes de la estructura del edificio.
2. Medidas preventivas
Una vez se hayan identificado y valorado los riesgos que pongan en peligro la
integridad de los acervos documentales, se establecerá un plan de contingencia
con metas concretas y recursos identificables con el fin de eliminar o reducir la
mayor cantidad de aquellos. Es necesario establecer un programa regular de
inspección y mantenimiento como una de las medidas de prevención más
eficaces.
Un edificio sin riesgos debe adoptar medidas de protección contra el fuego como:
 Detectores automáticos de humo o de calor conectados con servicios
exteriores de urgencia
 Personal de vigilancia
 Sistemas de extinción escogidos con la asesoría de los bomberos:
extinguidores manuales, sistemas de extinción fijos
 Puertas cortafuego.
3. Preparación de un plan de emergencia
Este se deberá coordinar en estrecha colaboración con todos los servicios
relacionados con el tema como los bomberos, constructores de la edificación,
servicios de mantenimiento del edificio, servicios de aseguradores, de seguridad
y defensa civil y el comité paritario de salud ocupacional de las entidades entre
otros. Los responsables de los acervos documentales deberán preparar un plan
de medidas de emergencia en un documento escrito. Este reporte deberá ser
leído por todo el personal de la entidad y ubicado en un lugar estratégico de
manera que se pueda consultar rápidamente en caso de emergencia.
La información que se encuentra en un plan de emergencia aborda en términos
generales los siguientes aspectos:
- Números de teléfonos de seguridad, vigilancia, bomberos y policía
- Planos del edificio: disposición de los acervos documentales, del equipo de
emergencia como extinguidores y materiales para intervención, y los puntos
donde la electricidad y el agua puedan suspenderse entre otros
- Detalles de las acciones prioritarias: lista de los documentos a salvar con
prioridad donde se deben incluir los registros de inventario que son útiles, lista
de los documentos que deben ser sometidos a tratamientos especiales
- Orden y detalles de las operaciones de salvamento
ARTICULO 4º- Este acuerdo rige desde su publicación.

10. LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA PROTECCIÓN Y

CONSERVACIÓN DEL ARCHIVO

Tomando en cuenta las pautas dadas por el Archivo General de la Nación en el

Acuerdo 48 del 2000, Acuerdo 49 del 2000, Acuerdo 50 del 2000 y la Ley 594
del 2000 (Ley General de Archivos para Colombia), se establecen las
condiciones para los locales destinados como sedes de archivos, estantería,
mobiliario, contenedores y para la conservación preventiva de documentos.
Capacidad de almacenamiento Los depósitos se dimensionarán teniendo
en cuenta:
La disposición de espacio suficiente para albergar la documentación acumulada
y su natural incremento de acuerdo con los parámetros establecidos en las
Tablas de Retención Documental y los documentos de apoyo necesarios.
11. Capacidad de almacenamiento

Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:

 La disposición de espacio suficiente para albergar la documentación

acumulada y su natural incremento de acuerdo con los parámetros
establecidos en las Tablas de Retención Documental y los documentos de
apoyo necesarios.

12. Condiciones ambientales generales

13. Ventilación

 La ventilación interna debe permitir que las condiciones ambientales del

depósito y espacio del mismo garanticen la conservación del documento.
 La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá
permitir una adecuada ventilación a través de ellos.

14. Iluminación

 Se debe evitar la incidencia de luz directa sobre documentación y

contenedores, cuando no sea posible suprimir las fuentes naturales de luz se
deben utilizar cortinas en las ventanas.

 Las instalaciones eléctricas deben estar por fuera del local de depósito en lo
posible y deben estar en perfectas condiciones.

 Se debe mantener un control sobre la instalación eléctrica.

15. Soporte

 Se recomienda la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2

, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de
acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 “Papel para
documentos de archivo: Requisitos para la permanencia y durabilidad”.

 Se recomienda que las tintas de impresión deban poseer estabilidad

química, ser insoluble en contacto con la humedad, no presentar
modificación de color y no transmitir acidez al soporte.

 Se recomienda que la tinta para escribir deba ser un líquido uniforme, libre
de sedimento, materiales en suspensión o elementos extraños; no debe
presentar separación de componentes o coagulación.

 No se recomienda utilizar micro puntas o esferos de tinta húmeda en los

documentos de conservación total, pues la clase de colorantes y solventes
que contienen son solubles en agua, tienden a expandirse, perder su
coloración en corto tiempo y aún en condiciones estables de
almacenamiento pueden presentar pérdida de legibilidad en la
información.

16. Contenedores

Para los documentos de conservación total no se recomienda la perforación de

los documentos ni que estén en contacto con material metálico. Si se almacena
en fólderes AZ se debe utilizar acetatos para evitar rasgaduras y deformaciones.

 El material y el diseño de la elaboración de las unidades de

almacenamiento deben estar dimensionado de acuerdo con el peso y
tamaño de la documentación a conservar. Para el ensamble no se utilizará
adhesivo o materiales metálicos.

 Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores

o sistemas de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos
 encuadernados con el propósito de prolongar de una manera considerable
la conservación de los mismos.

 Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se

dispone de éstos, se aplicará al cartón un recubrimiento que impidas la
acidificación por contacto.

 Se recomienda que las Carpetas deba ser de un material que tenga pH

neutro, de color preferiblemente claro, los tintes y pigmentos deben ser
resistentes a la abrasión y ser insolubles en agua. La cartulina debe tener
un acabado liso, suave, libre de partículas abrasivas u otras
imperfecciones. Se recomienda el uso de cartulina desacidificada de
mínimo 240 g/m2 o propalcote de mínimo 320 g/m2.

Para documentos de formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas

de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros y digitales como
disquetes y CD., se tendrá cuenta lo siguiente:

 Para las fotografías y negativos se recomienda almacenarse en sobres

individuales y en cajas de pH neutro (7) y nunca emplear materiales
plásticos.

 Los rollos de microfilm deberán mantenerse en su carrete y contenedor

elaborados en material estable y químicamente inerte; cada rollo estará en
una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las
respectivas estanterías diseñadas acordes con el formato y con las
especificaciones requeridas para garantizar su preservación.

 Los diskettes y C.D. podrán contar con una unidad de conservación

plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable y que no
desprenda vapores ácidos o contener moléculas ácidos retenidas en su
estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un diskette o C.D.

 Para documentos que sean de conservación permanente no se

recomienda emplear los sistemas de impresión de matriz de punto
(Concepto técnico Grupo Laboratorio de Restauración, Archivo General de
la Nación, 2001).

17. Mantenimiento de instalaciones

 Garantizar la limpieza de pisos y estantería con sustancias que no eleven

el nivel de humedad en el ambiente.

 Se aconseja hacer recorridos periódicos de inspección para observar si los

depósitos y la documentación se mantienen en excelentes condiciones de
aseo y seguridad. La inspección debe confirmar entre otras que los
extintores, si los hay, estén en condiciones de uso, que los sistemas de
señalización correspondan a los inicialmente trazados y que los
instrumentos de medición estén funcionando correctamente.
18. Condiciones funcionales

Las condiciones funcionales para los depósitos de Archivo, propenden por el

aprovechamiento de los espacios físicos basándose en la óptima distribución del
mobiliario, su característica y disposición. Para cumplir las condiciones
funcionales se debe tomar en cuenta:

19. Estantería

 El diseño de los estantes debe ser acorde con la cantidad de unidades que
contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los
documentos.

 Se recomienda que los estantes sean construidos en láminas metálicas

sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y
recubrimiento horneado químicamente estable.

 Se recomienda que la estantería no esté recostada sobre los muros y se

deje un espacio mínimo de 20 cm, entre éstos y la estantería.

20. Mobiliario

Los archivadores utilizados como mobiliario de oficina deben elaborarse en

materiales estables para la conservación de documentos y proyectarse de
acuerdo con la producción documental.

21. LINEAMIENTOS PARA LA PROTECCIÓN Y CONSERVACIÓN DE

ARCHIVOS ESPECIALES

La Dirección de Certificación y Gestión Documental, Consultorio Jurídico,

Bienestar Universitario, Recursos Humanos, Dirección de Admisiones y Registro
Académico son considerados archivos especiales por manejar documentos que
tienen un valor administrativo, legal e histórico.

22. Condiciones ambientales especiales

En Archivos considerados especiales se debe controlar las condiciones

ambientales tales como humedad relativa y temperatura, para lo cual deben
contar con instrumentos de medición como termo higrómetros y registrar las
mediciones en el formato FGD.33 “Control de Temperatura y Humedad Relativa
en los Depósitos de Archivo”. Asimismo, se debe cumplir con las condiciones
ambientales que incluyen manejo de ventilación, contaminantes atmosféricos e
iluminación, así:

23. HUMEDAD Y TEMPERATURA

24. Material Documental: Soporte en papel

 En las áreas de depósito se recomienda mantener una temperatura de 15°C

a 20°C con una fluctuación diaria de 4°C.
 Se recomienda que en los depósitos de Archivo mantengan una humedad
relativa entre 45% y 60% con una fluctuación diaria del 5%.

25. Material Documental: Fotografía

 Para fotografía en color blanco y negro se recomienda mantener una

temperatura de 15°C a 20°C. La humedad relativa debe mantenerse entre
40% y 50%.

 Para fotografía a color se debe mantener una temperatura menor a 10°C. La

humedad relativa debe mantenerse entre 25% y 35%.

26. Material Documental: Grabaciones

 En las áreas donde se almacenan archivos de tipo grabación, se recomienda

mantener una temperatura entre 10°C y 18°C.

 En las áreas donde se almacenan archivos de tipo grabación, la humedad

relativa es recomendable mantenerla entre 40% y 50%.

27. Material Documental: Microfilm

 La Temperatura en los depósitos donde se almacenan archivos en soporte

microfilm es recomendable entre 17°C y 20°C.

 La Humedad relativa en los depósitos donde se almacenan archivos en

soporte microfilm es recomendable entre 30% y 40%.

28. ILUMINACIÓN

Los depósitos de archivo deben contar con iluminación adecuada para la

conservación de los documentos, la radiación visible lumínica debe ser menor o
igual a 100 lux. En los depósitos en los que se requiera iluminación artificial se
podrá emplear luz fluorescente de baja intensidad.

29. Condiciones funcionales especiales

30. Estantería

 Se recomienda que los estantes tengan capacidad de soportar un peso de

100kg/mt lineal.

 Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se

deben utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor
estabilidad. En todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas de
fijación a piso.
 La balda superior debe estar a un máximo de 180 cm, para facilitar la
manipulación y el acceso del operario a la documentación.

 La balda inferior debe estar por los menos a 10 cm del piso.

  La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior
debe ser mínimo de 4 cm.

 El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de

almacenamiento de documentos ni de ningún otro material.

 El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un

mínimo de 70 cm, y un corredor central mínimo de 120 cm.

 La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la

documentación acorde con la signatura topográfica.

 Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se

recomienda el empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el
deslizamiento y la deformación de la documentación

31. Mobiliario

Para la documentación de imagen análoga como microfilmación, cintas

fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros y
digital como disquetes, CD, principalmente, se deben contemplar sistemas de
almacenamiento especiales como gabinetes, armarios o estantes con diseños
desarrollados acordes con las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los
recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a que haya lugar.

32. Mantenimiento de instalaciones

 Establecer planes de aseo que incluyan fumigación y permitan controlar la

proliferación de roedores, insectos, cucarachas y demás en las áreas de
depósito.

 Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en

seco y para el efecto se deben emplear brochas o aspiradoras.

33. Condiciones de seguridad

La seguridad para los depósitos de Archivo comprende lo referente a su

accesibilidad para evitar adulteraciones o robos y la seguridad física de la
documentación. Para cumplir con esto se debe tener en cuenta:

 Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2,

Solkaflan o Multipropósito y extractores de acuerdo con el tipo material a
conservar.

 Las especificaciones técnicas de los extintores, el número de unidades y

su ubicación deberá estar acorde con las dimensiones del depósito de
archivo, su capacidad de almacenamiento y ser de fácil visualización y
manejo.
  En caso de emergencia se debe evitar el empleo de polvo químico y de
agua en el depósito.

 Proveer la señalización necesaria que permita decidir en caso de riesgo; a

prevenir conductas indebidas (fumar, desaseo, uso de agua en caso de
desastre), y a fomentar conductas debidas (prioridades de evacuación,
rutas, buen trato de las unidades documentales, etc.)

 Se recomienda que las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación

de servicios estén fuera de las de almacenamiento, garantizando así tanto
la seguridad como la regulación y mantenimiento de las condiciones
ambientales en las áreas de depósito. Parágrafo: Cuando los lineamientos
para la protección y conservación de archivos especiales por razones de
construcción del edificio no se pueda mantener se debe hacer seguimiento
periódicamente y tomar acciones que garanticen la conservación del
documento.

34. ¿Por qué cree que es importante darle un manejo adecuado a los docu
mentos que llega a la empresa?

 Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un

servidor documental central.

 Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que

recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los
documentos son inmediatamente recuperados por la persona que está
buscando la información.

 Seguridad: Acceso a la información y los documentos de manera segura y

estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y
documentos dentro del sistema de gestión documental.

 Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos

que se realizan a los documentos.

 Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la

misma documentación.

 Captura y extracción de la información de los documentos en papel y la

integración en el sistema de gestión documental como metadatos.

 Indexación de los metadatos para su fácil recuperación mediante

búsquedas personalizadas.

 Integración de la documentación del sistema de gestión documental con

los demás sistemas de la empresa: ERP, CRM, Web, Email, Fax, etc…
  Recuperación de los documentos en formato electrónico y también la
situación de archivado de las copias físicas.

 Distribución fácil mediante los conectores de salida de la documentación,

que nos permiten enviar por Email, Fax, SMS, Correo Postal, FTP, Web,
etc… cualquier documento que tengamos integrado en el sistema.

 Workflow: Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de un

documento (como una factura), por ejemplo automatiza el proceso para los
usuarios que tienen que aceptar una factura antes que esta pase a
contabilizada.

 Ahorro de costes en la empresa: se ahorra tiempo de los empleados al

automatizar y facilitar en gran medida las tareas de gestionar la
documentación y los procesos de la empresa, se ahorra tiempo al
encontrar la documentación al instante, se ahorra dinero al no tener que
utilizar tanto papel en la empresa, se puede conocer más rápidamente el
estado de cuentas al integrar las facturas en el sistema de manera
inmediata, etc…

35. De ejemplos de documentos que se conservan por tiempo permanente.

 Archivos fílmicos
 Escrituras
 Notificaciones de acciones de personal
 Solicitudes de empleo; asignaciones temporales
 Diplomas
 Certificados
 Documentos para comprobar ciudadanía, fecha de nacimiento
 Estado civil
 Cartas de suspensión y terminación de la relación laboral.

36. Defina con sus propias palabras la conservación de los documentos.

Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas acogidas para asegurar la

integridad física y funcional de los documentos. Dentro de los cuales están los
materiales tanto impresos, digitales, custodiados.

37. Para usted que es preservar y conservar los documentos.

Es hacer buen uso de los documentos a fines de utilizarlos para algo importante
y eficaz a la hora de necesitarlos como soportes en nuestra empresa.

Es tenerlos en un lugar adecuado, bajo condiciones óptimas que me ayuden a

mantenerlo en buen estado por un tiempo largo.
38. Que es restaurar documentos.

Se realiza de forma manual en prácticamente todo el proceso.

El proceso normal tiene varias fases:

1) Se realiza una ficha técnica del documento, así como un reportaje gráfico
en distintos soportes, según casos (diapositivas, negativos, digital, video)

-SEPARACIÓN -
-PAGINACIÓN -
-FICHADO

2) Se procede al análisis de los materiales, (papel, tintas, pigmentos...)

determinando su estado de pH, solubilidad, pérdidas, etc...

3) Se desmontan las obras, (libros, legados...) en caso necesario, paginando

si es preciso y elaborando una relación del orden de cuadernillos, etc...
para su posterior montaje.

4) Se procede a la limpieza mecánica, utilizando brochas de pelo fino,

bisturís, gomas de borrar, borradores eléctricas...

5) La limpieza acuosa se realiza mediante inmersión en H2O y jabones

neutros o ligeramente alcalinos, según se precise, o con alcoholes
dependiendo del tipo de tintas.

6) En el proceso anterior se utilizan fungicidas o desinfectantes, en caso

necesario, para su desinfección y desinfección.

7) También se procede a la des acidificación, en caso necesario, en el último

baño.

8) La reintegración de las zonas perdidas se realizan manual o

mecánicamente, según las exigencias de los documentos a tratar
(volumen, tipo de soporte...). Seguidamente se procede a su
consolidación.

9) La laminación, igualmente, se realiza de las dos formas, dependiendo de

los mismos aspectos. En el caso manual se emplea tisú y adhesivo de pH
neutro y totalmente reversible en H2O y en el caso mecánico se utiliza
filmoplast (Papel Japón pH neutro, adhesivo neutro, elástico resistente al
envejecimiento y no amarillea).

39. Debe tomar un documento que produzca en alguna dependencia de l

a empresa y explicar el proceso que se lleva a cabo con ese docum
ento desde que se origina hasta su etapa final de
conservación, eliminación o permanencia.
Se toma como ejemplo una carta social que llega a la empresa Serví-Clientes,
solicitando una capacitación para una fundación vulnerable, el cual nos piden
nuestra colaboración para capacitar a sus trabajadores de servicio al clientes.

El documento después de un año de estar en la parte archivística de nuestra

empresa, se hace su total eliminación.

Tiene como proceso:

 Revisar la solicitud entrante, para saber el contenido.

 Analizar la petición, para saber si se puede realizar.
 Se dirige inmediatamente a la parte de archivo
 Se aplica la tabla de retención documental vigente para las series y
subseries correspondientes del documento.
 Organizarlo y archivarlo según su valor.

40. ¿Qué documentos se consideran de apoyo?

Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales,

instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento
de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en
la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series
documentales de las oficinas. Estos documentos no se transfieren al Archivo
Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o
vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002).

41. Como se realizan procesos eliminación.

Eliminación de documentos
Es la actividad realizada para aquellos documentos que han perdido sus
valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en
otros soportes. Las eliminaciones son la consecuencia directa de la
aplicación de la respectiva TRD. En ella, las UAA tienen definido el tiempo de
retención; para cada una de sus Series y Subseries en el archivo de gestión
y en el archivo central, este tiempo (años) se contará a partir de la fecha de
finalización ó de radicación del documento y la fecha establecida para la
transferencia del documento al Archivo Central. Los documentos se eliminan
teniendo en cuenta lo siguiente:

Disposición Final: Si la disposición final del documento es la eliminación, la

persona encargada del archivo separará dichos documentos por cada Serie
y/o Subserie cuando se cumpla el tiempo de retención. Una vez agrupados
se deben relacionar en un Acta.

Elaboración del Acta de Eliminación: El acta de eliminación se elaborará

como se muestra en el ANEXO 1 y debe ser firmada por el jefe de la UAA y
el responsable del manejo de los documentos; el original del Acta se enviará
a la DCGD para su archivo, una vez los documentos hayan sido eliminados.
Es importante recordar que las actas de eliminación son de conservación
total, por lo tanto, no se recomienda la perforación de los documentos ni que
estén en contacto con material metálico.

DEPURACIÓN DE ARCHIVOS: Los archivos se depuran retirando aquellos

documentos que se identifican como: duplicados idénticos, folios en blanco,
formatos no diligenciados, documentos sin firma y documentos de apoyo,
encontrados en las diferentes Unidades Académicas y/ó Administrativas de
la Universidad Industrial de Santander. Los documentos que se han retirado
para depurar el archivo se eliminarán cuando pierden utilidad o vigencia y
según las necesidades de la dependencia, siguiendo lo establecido en el
Acuerdo del Consejo Superior N° 042 de 2002, dejando constancia en Acta
suscrita por el respectivo jefe de dependencia. PROC

DISPOSICIÓN DE RESIDUOS RECICLABLES

Disposición del Papel: Una vez realizadas las actividades de eliminación
y/o depuración, el material se dispondrá en una bolsa AZUL, según lo
establecido en el código de colores del PGIR y se deberá informar a dicha
unidad, para llevar a cabo la recolección y la disposición final. Si los papeles
son considerados documentos clasificados, se recomienda su ruptura antes
de la entrega.

Disposición de Ganchos, Clips y Legajadores: Una vez realizadas las

actividades de eliminación y/o depuración, el material se dispondrá en una
bolsa GRIS, según lo establecido en el código de colores del PGIR y se
deberá informar a dicha unidad, para llevar a cabo la recolección y la
disposición final.

Recolección de Residuos: Cuando la Unidad Académico y/o Administrativa

considere pertinente que el PGIR deba hacer recolección de residuos, ya sea
por gran cantidad o porque simplemente lo considera necesario, deberá
comunicarse a la Ext. 1570 para hacer dicha solicitud. En el momento de
recolección será necesario diligenciar el Formato de Recolección de
Reciclable FGA.13, tanto para la Para la disposición de Ganchos, Clips y
Legajadores, como para la disposición de Papel; El cual será entregado junto
con los residuos reciclables, al encargado de la recolección. Este formato
puede encontrarse en la Intranet/Sistemas de Gestión Integral/ Mapa de
Procesos/Gestión Ambiental/Formato.
42. Cuáles son los agentes de Deterioro Medio ambientales

Agentes ambientales
El deterioro de un documento puede ser más lento si aplicamos una serie de
medidas que incidan en su conservación. Un aspecto fundamental es el buen
condicionamiento de los depósitos con unas medidas ambientales de luz, calor
y humedad, la limpieza de los mismos y un equipamiento adecuado.

Daños que producen y control los agentes ambientales

• Humedad relativa: es la cantidad de vapor de agua en un espacio

determinado.

• La luz: está formada por fotones que se trasladan en forma de ondas, es

energía radiante, se propaga en todas direcciones y siempre en línea recta. Sin
embargo, dentro del espectro electromagnético tenemos diferentes tipos de
radiación u ondas, que varían dependiendo de la longitud de onda y frecuencia.

• La temperatura alta se aceleran los procesos de deterioro o daño de las obras.

Cuando es baja por lo general no afecta el comportamiento de los materiales que
componen los objetos, a no ser que sea extremadamente baja, por lo que puede
causar rascamiento de los mismos.

Contaminación atmosférica e interior

En el medio ambiente, sobre todo en las grandes ciudades, hay presencia de

gases y partículas contaminantes de la atmósfera, que son agentes de deterioro
o daño, incluso cuando se encuentran en bajas concentraciones. Estas
sustancias reaccionan con el agua contenida en los materiales y en el ambiente
formando ácidos que degradan el objeto. Las partículas de polvo transportadas
por el viento ensucian la superficie de los objetos, producen abrasión y propician
la presencia de hongos y bacterias.
43. Cuales son Agentes Biológicos

Son organismos con un determinado ciclo de vida que al penetrar en el hombre,

determinan en él un efecto adverso para su salud, distinto en cada caso según
su agente causal. También se consideran contaminantes biológicos a las
sustancias y/o secreciones procedentes de estos seres vivos.

Virus
Bacterias
Hongos
Parásitos (protozoos

El deterioro o daño de tipo biológico se puede producir por insectos, aves,

roedores, además de hongos y bacterias transportados por el aire. Las
condiciones ambientales propician la aparición de estos organismos, que atacan
los materiales que componen las obras porque se alimentan de ellos, depositan
allí sus excrementos o porque les sirve de medio para su desarrollo

Los agentes biológicos (hongos, insectos, roedores) pueden causar serios y a

veces, irreparables daños a los materiales bibliográficos.

44. Como es la conservación preventiva.

Conservación es: “... el conjunto de operaciones que tienen por objeto prolongar la vida
de un ente material, merced a la previsión del daño o a la corrección del deterioro”.
(Viñas, 1988 p.2) j Por consiguiente, cualquier esfuerzo que se emprenda para darle a
los documentos una vida perdurable, tiene que tomar en cuenta dos factores: prevención
y restauración. Esto es la conservación. Todas las políticas institucionales encaminadas
a prever daños en los documentos, y corregir mediante la intervención manual o
mecánica, cualquier daño que se presente en ellos. Lo anterior significa, que la lucha la
debemos dirigir en dos frentes: la permanencia, que tiene que ver con la naturaleza
física del documento (su estructura natural) y la durabilidad, que se refiere a la
capacidad que tiene para transmitir la información que consigna.

¿Cuándo un documento puede catalogarse que está en buen estado de conservación?

Cuando mantiene tanto su aspecto corpóreo (físico), así como su capacidad para
transmitir la información que contiene (intelectual), o sea su funcionalidad. Por lo tanto,
si un documento conserva su integridad física, pero ha perdido o se ve amenazada su
capacidad para transmitir información, no podrá considerarse que esté en buen estado.
Lo mismo si se da lo contrario; es decir, que su composición física sea frágil pese a que
su contenido original puede ser fácilmente transmitido. Ahora bien, para lograr una
buena política de conservación documental, es preciso ocuparse de dos tareas: la
preservación y la restauración.

 Determinar factores de riesgo de los documentos. El personal de archivo debe

efectuar el levantamiento y control del panorama de factores de riesgo
provenientes del exterior, de la estructura del edificio, de los materiales que
componen los documentos y de los riesgos para las personas. La Unidad Nacional
de Archivo coordinará esta actividad para las Sedes de Presencia Nacional.
 Una vez determinados los factores de riesgo, es necesario que el personal de
archivo elabore el Plan de Conservación Preventiva y de Prevención y Atención de
Desastre.
 Evaluar los resultados de los reportes de las condiciones de humedad y
temperatura de los documentos y establecer las medidas correctivas.
 Se elimina el polvo de los documentos, de las unidades de conservación y del
mobiliario, de acuerdo con las recomendaciones técnicas del Archivo General de
la Nación.
 Realizar de ser necesario, la desinfección del mobiliario y de las áreas de depósito
de los documentos.
 De manera simultánea a la ordenación documental, es necesario retirar de los
documentos los materiales inestables como ganchos metálicos, etiquetas,
adhesivos, etc.
 Se eliminan los pliegues y dobleces de los documentos, utilizando los materiales
adecuados, sobre una superficie lisa.
 Los documentos con roturas y rasgaduras se reparan realizando su unión, evitando
incrementar su deterioro. Para esta actividad se debe contar con los materiales
técnicamente adecuados. Procede únicamente sobre documentos en los que esta
acción sea indispensable y será desarrollado por personal debidamente capacitado
y certificado.
 Los documentos se almacenarán o realmacenarán en las unidades de
conservación aprobadas por la Universidad, de acuerdo con su formato y tamaño.
Las más comunes son cajas de archivo recubiertas y carpetas blancas alcalinas.
Una vez los documentos se encuentran en unidades de conservación de archivo
se procede a almacenarlos en el mobiliario técnicamente apropiado (archivadores
o estantería para archivos).
 Se realizan copias de seguridad de aquellos documentos susceptibles de deterioro
por sus características o su consulta. Los medios de reproducción o copiado deben
ser los autorizados para tales fines.
 Al interior y en las inmediaciones de los lugares de almacenamiento de los
documentos, se debe efectuar un monitoreo y un control efectivo de las plagas que
atacan los documentos, en especial en climas donde su proliferación es más activa.
Esta actividad se lleva a cabo a través de un programa de control de plagas.
 Capacitar y realizar campañas de sensibilización con el fin de evitar o detener el
deterioro en los documentos, en especial el realizado por el hombre.
 Preparar al personal de archivo para situaciones de riesgo y desastre que afecten
tanto las personas como los documentos de las instalaciones del archivo.
 Efectuar un seguimiento regular a la ejecución del Plan de conservación de
documentos y atención de desastres en archivos.
45. Que es conservación digital y la importancia
consiste en una serie de actividades reguladas de modo sistemático que permite
la conservación por largo tiempo del “byte stream” (serie de bytes) incluyendo
los metadatos.

(Los metadatos son información acerca del objeto digital, lo cual es importante
si queremos retener su contexto). Esto dará acceso al material
independientemente de la tecnología que cambia. En otras palabras, la
conservación digital es un proceso de gestión activa que asegura el acceso al
material digital en el futuro.

Directrices para la preservación digital

El patrimonio cultural como herencia común.

Conservación. Es la parte de la gestión de documentos digitales que trata de

preservar tanto el contenido como la apariencia de los mismos. Si bien no hay
un acuerdo en cuanto a la definición de qué se considera conservación a largo
plazo, el lapso de tiempo tiene que presuponerse lo suficientemente amplio como
para implicar cambios tanto en la tecnología como en la comunidad de usuarios.
Nuevas versiones de bases de datos, hojas de cálculo y procesadores de texto
se pueden esperar al menos cada dos o tres años, con correcciones y
actualizaciones incluso más a menudo. En general, preservar la apariencia de
un documento digital es difícil cuando se trata de texto, pero es casi imposible
cuando se trata de entornos multimedia, donde hay una intensa interrelación
entre hardware/software y contenidos

Copias de seguridad. Se refiere al proceso de hacer duplicados exactos del

objeto digital. Aunque es un componente esencial de todas las estrategias de
preservación, las copias de seguridad en sí mismas no son una técnica de
mantenimiento a largo plazo, ya que se ocupa exclusivamente con la cuestión
de pérdida de datos debido a un fallo de hardware, bien debido a causas
normales, bien a desastres naturales bien a destrucción malintencionada. En
ocasiones, se combina con almacenamiento remoto de tal forma que el original
y las copias no estén sujetas a los mismos eventos desastrosos. Las copias de
seguridad deberían ser consideradas la estrategia de mantenimiento mínima
para incluso los materiales más efímeros y con menos valor que dispongamos.

Actualización. Se refiere a la copia de información digital de un soporte de

almacenamiento a largo plazo a otro del mismo tipo, sin ningún cambio en los
documentos (por ejemplo, la copia de un viejo CD-RW a otro nuevo).

Metadatos. En el capítulo seis de esta guía ya hemos hablado extensamente

sobre la tipología y necesidad de los metadatos. También en el momento de la
conservación existe un consenso entre los expertos6 al afirmar que es una buena
práctica la creación de metadatos en el momento mismo de la producción de los
documentos o, como mínimo, crear unos metadatos básicos que luego serán
aumentados en la fase de catalogación e identificación
46. Investigue sobre el software que puede implementarse en una empresa
para la radicación y la de gestión de archivo para préstamos y consulta
en documentos.

Orfeo, es aplicado a empresas públicas.

es un sistema de Gestión Documental y de procesos desarrollado inicialmente

por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD) en
Colombia, licenciado como software libre bajo licencia GNU/GPL para compartir
el conocimiento y mantener la creación colectiva.
Orfeo permite la incorporar la gestión de los documentos a los procesos de la
cualquier organización, automatizando procedimientos, con importantes ahorros
en tiempo, costos y recursos tales como toners de impresora, papel, fotocopias,
entre otros, así como el control sobre los documentos.
Además de la SSPD, Orfeo está siendo utilizado y/o implementado en un
sinnúmero de entidades tanto públicas como privadas que reúnen ya más de
15000 usuarios y está siendo estudiado su uso por parte de entidades y
organizaciones en otras partes del mundo, gracias a su filosofía de Software
Libre.

Esta herramienta puede instalarse en cualquier sistema Operativo (GNU/Linux,

Unix, Windows, ...), con diferentes bases de datos (PostgreSQL, Oracle y MS
SQL Server), además maneja múltiples tipos de Formatos (ODT, XML, DOC)
logrando así obtener independencia de plataforma tecnológica y reducción de
costos en la implementación.

Archivo y Préstamo de Documentos

Este módulo permite procesar las solicitudes de documentos físicos, para
entregarlos a los funcionarios solicitantes, controlando de esta forma donde está
cada documento y el tiempo que dura en poder de los funcionarios, a través de
diferentes reportes.
Brinda también la posibilidad de clasificar los documentos físicos dependiendo
de los datos ingresados por el usuario desde la sección de expedientes en el
módulo general, el cual incluye entre otros datos ubicación física del documento
y la conformación del expediente físico

47. Qué importancia tiene el archivo digital.

En la actualidad los procesos realizados en cualquier organización están

cambiando, la industria se está modernizando en todos los ámbitos, buscando
siempre la automatización y tratando constantemente de hacer más eficientes
sus procesos para mejorar sus resultados. El uso de documentos digitales juega
un papel muy importante en estas mejoras ya que permite distribuir tareas a
través de un flujo de trabajo de forma automatizada, llevando un control de las
mismas de forma eficaz.
Uno de los eventos más relevantes en el mundo fue la caída de las torres
gemelas en Nueva York, en donde muchas de las empresas que operaban en
esas torres almacenaban su información allí mismo sin ningún respaldo, esas
empresas desaparecieron, sin embargo aquellas que tenían un respaldo en
alguna otra localidad pudieron seguir operando sin ningún problema, de ahí
la importancia de tener información digital respaldada, ya que el activo más
importante de cualquier organización siempre será su información.

Existen muchas soluciones de gestión documental que permiten hacer

búsquedas inmediatas de cualquier información, llámense facturas, recibos,
contratos, manuales, etc. Ya sean textos o cualquier otro tipo de documento
como planos, fotografías, audio o vídeo. Estas soluciones permiten almacenar,
respaldar, dar tiempo de vida a los documentos, distribuirlos y consultarlos desde
cualquier parte del mundo, también permite llevar un registro de las
modificaciones que se le hicieron al documento, bloquear información sensible,
etc. logrando tener operación basada en documentos digitales que permita
ahorrar, ser más eficientes y tener toda la información segura y respaldada

La necesidad de procesar, almacenar, distribuir y consultar los documentos de

una manera rápida y confiable con el fin de garantizar la calidad de los procesos
dentro de las organizaciones, hace que la digitalización se vuelva cada vez más
importante. Proceso de digitalización:

Se entiende la operación de transformar algo analógico (algo físico, real, de

precisión infinita) en algo digital (un conjunto finito y de precisión determinada de
unidades lógicas denominadas bits).

Procesos

 Preparación de Documentos
 Proceso de Escaneo
 Indización de Documentos
 Grabación de imágenes
 Computadores conectados en red
 Dispositivos de adquisición de imágenes (escáner)
 Software para tratamiento, formateo y compresión de imágenes
 Dispositivos de almacenamiento
 Dispositivos de visualización e impresión.

48. Qué ventajas y desventaja tiene un archivo digital, elabore un cuadro

comparativo.
 ARCHIVO DIGITAL
VENTAJAS DESVENTAJAS

 Ahorro de tiempo,  Se pierde la información por

incremento de eficiencia virus.
 Ahorro de espacio,
material y recursos.  Debe mantenerse los archivos en
 Acceso inmediato y carpetas con seguridad.
concurrente a la
documentación  La persona debe estar
 Integración con el sistema capacitada para manejar los
de contabilidad archivos digitales.
 Facilita el acceso a los
documentos  Complejidad del documento
 Agiliza la búsqueda y electrónico.
consulta de la información
 Preserva la memoria física  No pueden tenerse en las manos,
del documento. solo se podrá ver digital.
 Se pueden imprimir en
cualquier momento y en  Control de fiabilidad y
cualquier impresora, autenticidad.
siendo copias exactas del
original.  Costos en la adquisición de
 Un mismo documento lectores.
puede ser consultado de
forma simultánea por  Complejidad del documento.
varios usuarios a la vez
 Ecología. Contribuye al  Control de fiabilidad y
medio ambiente pues autenticidad.
ayuda a disminuir la
contaminación ambiental
generada por el papel.

49. Cuáles son los elementos de protección personal que se deben usar y
que función cumplen.

Equipo o dispositivo destinado para ser utilizado o sujetado por el trabajador

protege de uno o varios riesgos aumenta la seguridad o salud en el trabajo.

Mascarilla Buco nasal

 Esporas macrobióticas y material particulado afecten al personal
.
  Debe ajustarse perfectamente al contorno del maxilar y cubrir desde el inicio
del tabique hasta el mentón.

Guantes: Contaminación por contacto. Suficientemente holgados. Utilizar talco

para manos. Llegar hasta la muñeca. Hay que conservar las normas de asepsia
y antisepsia. Evitar el frotado y rascado de zonas sin protección.

Gorro o cofia: Contaminación por contacto. Salpicaduras de material

contaminado. Cubrir el cuello cabelludo incluido las orejas.

Protectores oculares: Previene la exposición de nariz y ojos Inóculos

infecciosos - esporas y agentes macrobióticas dañinos. Utilizados en todo
momento en la afectación biodeterioro.

Bata blanca - azul oscuro – overol: Barrera contra los problemas de un archivo
contaminado. Material resistente. Altura de los muslos. Mantenerse cerrada todo
el tiempo.
Arnés: Correa o tirante que se ajusta al cuerpo y que se utiliza como sujeción
Botas con punta de acero: Botas de seguridad con puntera de acero para
proteger de objetos que caigan, o con suela especial para evitar pinchazos.

Recomendaciones

 No utilizar anillos, cadenas, pulseras, aretes, reloj, pircing.

 Las mujeres no utilizar zapatos abiertos.

 No utilizar camisilla esqueleto o de tirantes.

 Lavar la bata separada de su ropa habitual

Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y

Teorización).

Para cumplir con el objetivo, en este momento, usted apreciado aprendiz

deberá realizar un cuadro sinóptico donde estén las ventajas, desventajas y
enfermedades que se podría contraer al no usar los elementos de protección
personal.

 Hay seguridad en caso de un incidente

 Aminoran la gravedad de la consecuencia de un accidente.
VENTAJAS  Mejoran el resguardo de la integridad física del trabajador.
 Previenen enfermedades.
 Las actividades se realizan con eficiencia.
  Crean una falsa sensación de seguridad.
ELEMENTOS DE  Necesitan un mantenimiento periódico y riguroso.
PROTECCIÓN DESVENTAJAS  Requieren un esfuerzo adicional de supervisión.
PERSONAL 

Estrés y carga laboral, dermatitis, tétanos, túnel del carpo.

Síntomas más comunes en los archivistas:
 Disminución de la atención
ENFERMEDADES
 Distracción frecuente
 Deterioro de la memoria
 Aumento numérico de errores.
 Dificultad para aprender cosas nuevas
 Aumento de enfermedades respiratorias
 Ansiedad, depresión y nerviosismo
Irritabilidad, agresividad
Disminución de la autoestima

Actividades de transferencia del conocimiento.

Para continuar con el proceso de afianzamiento de los conocimientos, usted

aprendiz, debe realizar de manera individual; un ensayo normas de
bioseguridad Áreas de Conservación Documental.

MATERIALES DE FORMACIÓN

Materiales de Formación Devolutivos:

Ambiente requerido: ambiente de formación

 Computador

 Video Bead

 Tablero acrílico

 Conexión a internet

Materiales de Formación Consumibles:

 Marcadores borrables
  Borrador para tablero

 Lapiceros

 Hojas de papel.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Tome como referencia las técnicas e instrumentos de evaluación citados en la

guía de Desarrollo Curricular

Evidencias de Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos

Aprendizaje de Evaluación
Evidencias de Técnica de evaluación:
Conocimiento : Formulación de preguntas
Cuestionario de Instrumento de
Conservar y evaluación: Cuestionario
preservar los - Conserva
documentos. responsablemente las Técnica de evaluación:
Cuadro sinóptico copias de los documentos observación directa
donde estén las enviados de acuerdo con Instrumento de
ventajas, las normas de la evaluación: Lista de
desventajas y organización y la chequeo
enfermedades legislación vigente.
que se podría
con traer al no Técnica de evaluación:
usar los Observación directa
elementos de Instrumento de
protección evaluación: Lista de
personal. chequeo
Ensayo normas
de bioseguridad Utiliza responsablemente Técnica de evaluación:
Áreas de los elementos de Valoración de producto
Conservación protección, de acuerdo Instrumento de
Documental con las normas de evaluación: Lista de
seguridad y salud verificación
Evidencias de ocupacional durante el
Desempeño desempeño de sus
Socializaciones, funciones.
para evaluar el
nivel y calidad de
las
participaciones.

Evidencias de
Producto: Utiliza de manera
Cuestionario responsable los formatos,
resuelto planillas y software para el
 Cuadro sinóptico registro y control de los
resuelto documentos recibidos,
Ensayo normas teniendo en cuenta las
de bioseguridad
normas de gestión de la
resuelto.
calidad y la tecnología
disponible.

5. GLOSARIO DE TERMINOS

Fondo documental: Constituye la totalidad de la documentación producida y

recibida por una Institución pública y privada, persona natural y jurídica en el
ejercicio de sus funciones, que son testimonios de las actividades que realizan,
y que han de dar servicio a los ciudadanos por medio de la custodia e
información de sus derechos e intereses y el fomento de la investigación que
ayude al progreso y promueva la cultura

Identificación documental: Primera etapa de la labor archivística que consiste

en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas
en que se sustenta la estructura de un fondo.

Instrumento de consulta: Término más amplio que abarca cualquier

descripción o medio de referencia, en el proceso de establecimiento del control
administrativo o intelectual sobre la documentación. Este medio de referencia
ha de permitir entonces el control, la localización y la recuperación de la
información.

Metadatos: Datos que describen el contexto, contenido y estructura de los

documentos y su gestión a través del tiempo.

Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos

como pequeñas imágenes en película de alta resolución.

Migración: Acto de trasladar los registros de un sistema a otro, mientras que

se mantiene la autenticidad, integridad, confiabilidad y capacidad de uso de los
registros.

Ordenación: Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto,

relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad – orden,
establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán
los documentos o las unidades archivísticas agrupados dentro de las series.

Preservación: Procesos y operaciones involucradas para asegurar la

supervivencia técnica e intelectual de documentos auténticos a través del
tiempo.
Serie Documental: Conjunto de documentos que se relacionan por la tipología
documental .Ejemplo: Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre
otros.

Tapaboca (mascara - respirador) protección respiratoria confortable contra

polvos y partículas

Guantes: Estos guantes son adheridos a la piel, con el fin de que haya
facilidad en la movilización de las manos. Evitan el contacto directo con
bacterias y fluidos corporales.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

LEGISLATIVO. (1996). ACUERDO 011 DE 1996. BOGOTA: NORMATIVIDAD.

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/PR
OYECTO_DE_ACUERDO_CONSERVACION_DE_DOCUMENTOS.pdf

file:///C:/Users/PYZ0470SI/Desktop/SENA%20FICHAS/FICHA%2057/CLASI
FICACION%20DOCUMENTAL%20SENA.pdf

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=10551

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparenci
a/PROYECTO_DE_ACUERDO_CONSERVACION_DE_DOCUMENTOS.pdf

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor Aceneth Medina Instructora Formación 15 mayo 2017

(es) Monsalve Regular/Regional
Cesar/Centro
Agroempresarial

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio
Autor
(es)