Capacitación Diagnostico

integral de archivos

Consejo Departamental de Archivos del Caqueta

29 de mayo de 2024
 ¿Qué es el diagnostico integral de archivos?
El diagnóstico al ser integral permite evaluar al máximo de variables involucradas en la preservación,
mantenimiento y control documental; así se divide en tres partes: A. Identificación, B. Infraestructura
física del Archivo y C. Características de la documentación. Estas van de lo general a lo particular. Inicia
con la evaluación de la entidad y del archivo en sus aspectos administrativos , continúa con la revisión de
la infraestructura y dotación y termina con el monitoreo específico de la documentación en su estado de
conservación y deterioro.
El diagnóstico garantiza:

Una visión completa de la situación en la que se encuentra el archivo pues

contempla aspectos administrativos , de infraestructura, del entorno físico en el
cual está documentación y de su organización.
La metodología que se propone basa sus resultados en el análisis pormenorizado
de tres grandes bloques temáticos: la identificación de la entidad y del archivo, la
determinación de su infraestructura física y las características que posee la
documentación punto en el cual se incluyen el inventario, medios de organización y
finalmente las características que posee la documentación punto en el cual se
incluyen el inventario, medios de organización y finalmente las características y
estado en el cual se encuentra la documentación. A partir de la determinación de
los elementos generales se llega a la documentación.
 Marco Normativo Diagnostico Integral de Archivos

• Decreto 1080 de 2015. Artículo 2.8.7.1.13. Definiciones.

• Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones”
• Decreto 2609 de 2012
• Acuerdo No. 047 de 2000
• Acuerdo No. 049 de 2000
• Acuerdo No. 050 de 2000
• Acuerdo No. 037 de 2002
A. IDENTIFICACIÓN

El objetivo de este apartado, dentro del proceso de diagnóstico integral está

referido a determinar la estructura administrativa del archivo dentro de la entidad,
al igual que los servicios internos y externos que presta, así como el presupuesto y
recurso humano destinado a desarrollar las funciones bien sean establecidas por
manuales o que se ejecuten en la práctica sin su existencia. La información se
podrá consignar en los siguientes formatos:
A.1 -DATOS DEL ARCHIVO
Se incluye la información básica sobre fecha de conformación, ubicación geográfica
y dirección. En el campo de nivel y tipo de archivo, da la opción de consignarlos
datos bien sea de un archivo de gestión, central o histórico. En la pregunta sobre
Sistema de archivo de la entidad, se anota la forma como está organizada la gestión
documental desde el punto de vista archivístico al interior de la entidad.
A. 2- IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD A LA QUE PERTENECE EL ARCHIVO
Ya que todo archivo necesariamente se encuentra vinculado a una entidad dentro
de la estructura bien sea del Estado o en el sector privado, es importante conocer
su ubicación respecto a esta organización, la misión que cumple y los datos del
representante legal.
A. 3- ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO
Un punto especial lo constituyen la administración del archivo, su ubicación en la
estructura de la entidad y los mecanismos que posee para regular la función
archivística. Es importante conocer los procedimientos que se adelantan en el
archivo, como los programas de gestión, la forma de organización documental,
sean estos establecidos por manuales o no y si se considera la preservación
documental. Además de tener en cuenta el presupuesto del archivo es necesario
saber en qué se invierten los recursos y qué incidencia se tiene en la compra de
materiales y equipo. Se indaga sobre el responsable del archivo y la cantidad y el
perfil de las personas asignadas a la dependencia.
A. 4 SERVICIOS QUE PRESTA EL ARCHIVO
Se refiere al tipo y cobertura de los servicios que presta el archivo.
Se debe establecer la cantidad, el tipo de usuarios que atiende, las condiciones de
consulta y la infraestructura con la cual cuenta. Igualmente se cuestiona acerca de
otros servicios que presta bien sean internos como externos, de acuerdo con las
funciones establecidas por la entidad para esta unidad o dependencia. También es
necesario establecer los servicios de asesoría que brinda el archivo, bien sea a las
diferentes dependencias de la institución o a otras entidades.
B. INFRAESTRUCTURA FÍSICA DE UN ARCHIVO

Se debe realizar una inspección de la infraestructura con que cuenta el archivo con el fin de
determinar cuáles con los factores de riesgo así como las fortalezas que este posee, considerando
aspectos tanto generales como particulares de las diferentes áreas. Se hará especial énfasis en las
condiciones presentes en la zona de depósito con el fin de establecer la incidencia de los factores de
deterioro en relación con los diferentes tipos de soportes que se custodian en el archivo, factores
relacionados con iluminación, ventilación, humedad relativa, temperatura y contaminantes
atmosféricos. Igualmente, se indagará sobre las medidas que se han adoptado en materia de
prevención de desastres y mantenimiento tanto de la documentación como de las áreas de depósito y se
hará una inspección para establecer las condiciones en las cuales se encuentra el área destinada para
archivo.
B.1 EL EDIFICIO
Partiendo de la época de construcción, la función para la cual fue diseñado el
inmueble, el contexto climático, así como su ubicación urbana, se determinarán
características arquitectónicas y algunos elementos sobre el tipo de construcción.
B.2. EL ARCHIVO
En este punto, se determina el lugar que ocupa el archivo dentro de la edificación,
el número de depósitos y las áreas con las que se cuenta la dependencia
atendiendo a las funciones que desarrolla. Aquí se debe tener precaución en el
numeral 3, con las áreas que se señalen, pues estas deben estar separadas
especialmente al igual que si cuenta con depósitos diferenciados de acuerdo con el
tipo de soporte de la documentación.
B.3. INSTALACIONES (DEPÓSITOS)
En esta parte del diagnóstico, se inspeccionan los aspectos ambientales presentes en los depósitos
respecto al tipo de iluminación, su manejo y medios de control, ventilación bien sea artificial o natural,
temperatura, humedad relativa y entrada de polvo.
Este será uno de los aspectos que proporcionan orientación para tomar correctivos en relación con el
control de los factores de deterioro; por ello es fundamental hacer uso en lo posible de los equipos
respectivos para determinan los valores o rangos ambientales existentes en el área de depósito.
B.4 CONDICIONES DE PREVENCIÓN DE DESASTRES Y MANTENIMIENTO
Se hace énfasis en las condiciones de seguridad respecto a los planes de
prevención de desastres y las relaciones entre el archivo y el funcionamiento de los
comités paritarios de salud ocupacional de las entidades. Se debe conocer el tipo y
la cantidad de extintores con los que se cuenta, la señalización, si existen brigadas y
de qué clase e igualmente si se posee un plan de atención para los documentos en
caso de desastre.
C. CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN
Este capítulo del diagnóstico está encaminado a conocer tanto las características físicas y técnicas de
la documentación sea cual fuere el tipo de soporte, así como aspectos sobre organización archivística.
Se hace énfasis en el registro de las medidas de preservación adoptadas para la producción, trámite y
disposición final de los documentos.
Un punto central lo constituye determinar el estado de conservación de la documentación teniendo en
cuenta tipos de deterioro biológico, químico y físico.
C.1 ALMACENAMIENTO
Se pregunta acerca de fechas de los documentos, cantidad y técnica de
elaboración, si existe documentación cartográfica, planimétrica y fotográfica al
igual que sus sistemas de almacenamiento. Es necesario determinar el tipo de
unidad de conservación en el que están los documentos tanto en soporte papel
como en otro tipo de soportes tradicionales al igual que los elaborados a partir de
la aplicación de nuevas tecnologías. Así mismo se deben registrar los sistemas de
almacenamiento con el uso de estantes, mobiliario y su disposición en el área.
C.2 ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS
En este punto, las preguntas se dirigen a determinar la forma de organización
archivística que se utiliza y el tipo de auxiliares descriptivos con los que se cuenta
para recuperar la información. Así mismo la regulación de los procesos de
transferencia documental mediante la aplicación o no de las Tablas de Retención
Documental TRD y todos los procesos relacionados con las gestión documental y si
se han realizado en el archivo eliminaciones o se ha producido pérdidas
documentales.
C.3 PRESERVACIÓN DOCUMENTAL
Con las preguntas que se formulan en esta parte del diagnóstico, se establece el
nivel y el tipo de deterioro de los documentos y los tratamientos adelantados tanto
como preventivos como curativos y la implementación del “Sistema Integrado de
Conservación” con la aplicación de programas y acciones concretas de trabajo.
C.4 DOCUMENTACIÓN QUE SE ENCUENTRA EN OTRO DEPÓSITO
Ya que las características de los diferentes archivos a evaluar son diversas, en este
punto se da cabida al registro de la documentación que por razones o de espacio
de la misma organización archivística se encuentra en otro sitio. Tenga en cuenta
que se debe llenar este apartado por cada una de las áreas en las cuales se
almacene documentación.
C.5 ESTADO DE CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Para determinar el estado de conservación en el que se encuentra la documentación, se debe partir de
establecer una metodología que considere de una parte las características específicas de los
documentos a evaluar y de otra parte los descriptores de deterioro con los cuales se señalen las
alteraciones presentes, teniendo en cuenta la determinación de una muestra representativa a partir de la
aplicación de principios estadísticos. Los deterioros se agrupan en biológico, químico y físico. En cada uno de estos
grupos, se contemplan
las manifestaciones de deterioro más recurrentes, las cuales se explican ampliamente en el apartado
correspondiente a la “Determinación del deterioro de documentación”.
Determinación del Deterioro de la Documentación
Las alteraciones que se producen en los materiales se identifican por medio de las manifestaciones de
deterioro y son ellas las que nos permiten evaluar el proceso de degradación o pérdida de las propiedades,
llegando a determinar, basados en ellas, los tipos de deterioro de acuerdo con su origen biológico, químico
y físico.
Alteraciones de tipo biológico: Agrupa el daño ocasionado por bacterias, hongos, insectos, roedores.
Hongos: Se identifican por manchas superficiales o profundas de diferente coloración asociadas a
la aparición de moho que posee la apariencia de un moteado negro o coloreado.
Insectos: Provocan degradación mecánica con pérdidas parciales o totales producidas por la
ingestión del soporte. Adicionalmente generan alteración química debido a la materia orgánica
producida en su metabolismo.
Roedores: Producen degradación mecánica al digerir el material para construir las camas para sus
crías y alteraciones de tipo químico derivadas de las reacciones de la materia orgánica de sus
excrementos. Generan manchas, pérdida de soporte y faltantes cuyos bordes presentan forma irregular
debido a las mordeduras.
Alteraciones de tipo químico: Provocadas por las reacciones que se dan entre los materiales
empleados en la fabricación de los soportes y los factores medioambientales como temperatura,
humedad relativa, luz visible, radiación ultravioleta, contaminantes atmosféricos y material
particulado.
Rotura: Descriptor empleado para identificar el proceso provocado por la corrosión de tintas en cuya
composición se encuentran metales generalmente asociados con reacciones de carácter ácido
empleadas para su fijado.
Transparencia: Esta manifestación mide el proceso de graduación que sufren los diversos tipos de
tintas por efecto de su oxidación o cambio de sus propiedades químicas y se deduce en la paulatina
pérdida de definición de los bordes en el texto con la consecuente migración de este al reverso del folio,
lo cual también conlleva a la pérdida de resistencia mecánica.
Alteraciones de tipo físico: Producidas sobre los materiales por efectos de exposición prolongada a
condiciones ambientales inadecuadas, por su incorrecta manipulación o por la carencia de medios
apropiados de almacenamiento.
Desgarro: Esta manifestación de deterioro se refiere a los casos en los cuales la documentación se encuentra encuadernada,
empastada o en diferentes tipos de sistemas de legajado. Se expresa por la separación o desprendimiento de estas al cuerpo de
la unidad.
Manchas: Zona definida con coloración y características diferentes al soporte original, pueden ser provocadas por residuos de
adhesivos, materiales grasos o cualquier tipo de elemento, entre ellos las provocadas por la humedad.
Humedad: En este punto, la manifestación está dirigida a determinar la presencia de niveles de humectación, que se pueden
deducir bien sea al tacto por la presencia de agua o por la deformación total o localizada del soporte.
Fragilidad: Se refiere al daño producido en las propiedades físicas del soporte, que llevan a la disminución de flexibilidad y
resequedad tornando el soporte quebradizo hasta su pulverulencia total . Se debe al efecto de procesos como la fotoxidación
exposición a elevadas temperaturas, disminución de los niveles de humedad relativa a valores demasiado bajos (inferiores a
20%), la exposición a altamente contaminados o por el contacto con materiales de carácter ácidos.
Rasgadura: Se define como el desgarro de áreas del soporte con la separación de sus bordes, en forma, irregular. Este tipo de
manifestación es muy común y está asociada a deficiencias en la manipulación, almacenamiento, vandalismo o desastres
naturales.
Faltante: Pérdida de partes correspondientes al soporte y se evalúa por las pérdidas existentes tanto en el soporte como en la
encuadernación o empaste. Su intensidad estará determinada por el área comprometida en el total de la unidad.