コラムRFPの詳細
良い提案依頼書の書き方のポイント

まず、RFPの一例を紹介しよう。

このサンプルは、わかりやすさを優先して簡略化した内容になっているが、実際にはこれよりも詳細なものになる場合が多い。もちろん、極めてシンプルなRFPであっても、それがまったくない場合とでは雲泥の差がある。

以下、RFP作成上の主な注意点を挙げてみたい。

目的を明確にし、「ほしい機能」や「満たすべき条件」の羅列にしない

RPF作成で大切なのが目的を明確にすることだ。ほしい機能や満たすべき条件は、目的が明確になれば自ずと決まってくる。次に、決めておきたいのが「プロジェクト名称」「プロジェクト概要」「目標」の3つだ。当たり前に思うかもしれないが、これらを決めることで目指すべきところを共有して意思疎通をスムーズにできるし、頭の中を整理することもできる。

制作会社は多くの場合、情報が羅列されただけのRFPを嫌がる。そのようなRFPは、プロジェクトの質の担保とならないからである。逆に、どうしても実績がほしい制作会社は、RFPの内容にこだわらずに仕事を受注するケースが多い。目的や課題に適した制作会社を選ぶには、目的や課題がしっかり整理されたRFPをつくる必要がある。

とはいえ、必ずサンプルRFPにある項目すべてを発注側が決める必要はない。技術に詳しい担当者がいない企業では、技術要件などの定義が難しいこともあるだろう。その道のプロである制作会社に相談しながら作る方がうまくいく場合もあるので、目的が明確になった段階で制作会社に相談してみるのもいいだろう。

コスト、品質、スケジュールのバランスを考える

品質の高いウェブサイトを短期間でつくろうとすれば、それだけコストは高くなる。逆に低コストで仕上げようと思えば、品質を下げたり、スケジュールを柔軟にしたりする必要がある。RFPを作成していたとしても、プロジェクトの途中でどうしても変更が必要になる場合もあるが、そのときは、「コスト」「品質」「スケジュール」3つのバランスを考え、どれを優先するか再検討することだ。

なお、CMS導入の際には、最初にスケジュールを設定したうえで、コスト、品質という順に決めていくことを勧めたい。CMS導入のプロジェクトは規模が大きく、通常のリニューアル作業よりも多くのスタッフが関わることになる。また、人員のフォーメーションはスケジュールが決まらないとつくれない。スケジュールが確定して人員が決まれば、コストも確定するので品質もおのずと決まることになる。

社内各部署からのヒアリング内容をそのままRFPに載せない

各部署の要望はしばしば多岐にわたり、その内容は相互に矛盾したり、対立したりするものである。一方の要望を満たせば他方の要望を実現するのが難しくなるというケースも多い。そういった内容をそのまま記載すれば、矛盾に満ちたRFPができあがることになる。

現状のウェブサイトのページボリュームを把握しておく

サイトリニューアルの際には「コンテンツ移行」という作業が発生する。どの程度のコンテンツを新サイトに移行するかによって、制作費は大きく変わってくる。

依頼前に制作会社の「過去の実績」を参照する

多くの制作会社は、ウェブサイトで過去の実績を公開している。発注側と受注側の認識に差がある状態で仕事を進めても良い結果にはつながらないので、提案依頼前に過去にどのようなプロジェクトに関わり、そこでどのような役割を果たしたか、実績を確認しておこう。CMS導入であれば、過去のCMS案件についても確認する。RFP作成時、あるいは作成後に制作会社からいくつかの書類を出してもらうことになるが、その中にも、必ずその会社の過去の実績がわかるものを含めておきたい。