Sistemas de Información

en la Cadena de
Suministro
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Índice

1 Introducción ............................................................................................................................................................ 3

2 Sistemas de Información ................................................................................................................................. 3

3 Sistemas de Información y tipos de usuario ........................................................................................ 4

4 La Gestión de la Cadena de Suministro ................................................................................................. 5

5 Optimización de los Flujos en la Cadena de Suministro ............................................................. 8

6 Conclusiones ........................................................................................................................................................ 12

7 Referencias Bibliográficas ............................................................................................................................ 13

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Objetivos
• Objetivo 1: Entender el concepto de Sistema de Información

• Objetivo 2: Entender la cadena de suministro como un flujo físico asociado a un

flujo de información gestionado por un sistema de Información.

• Objetivo 3: Reflexión sobre las necesidades de información en los diferentes niveles

de gestión para decidir entre opciones de acción en los procesos operacionales y de
dirección de las actividades.

1 Introducción

La cadena de suministro de una compañía se entiende como “la secuencia de etapas el

proceso de aprovisionamiento de un producto o servicio desde proveedor a consumidor”.
Por tanto, se entiende que la cadena de suministro gestiona flujos físicos, flujos monetarios
y flujos de información.

Este flujo de información inherente a la cadena de suministro es gestionado por un Sistema

de Información, entendido como un conjunto de elementos que persiguen el objetivo de
asegurar el flujo físico y monetario de la cadena de suministro.

El sistema de información de una determinada cadena de suministro debe asegurar la

gestión de la cadena por parte de los mandos intermedios, la gestión administrativa de los
bienes o servicios de la cadena y es indispensable para la toma de decisiones estratégicas
sobre esta.

2 Sistemas de Información

Un sistema es “un conjunto de elementos interrelacionado que persiguen la consecución de

un objetivo”. Para un sistema de información el objetivo es el de producir la información que
la organización necesita para la toma de decisiones y control sobre esta.

Es importante en la concepción de un sistema de información el definir qué datos son los

relevantes para la toma de decisiones y no perdernos en la complejidad: no por tener
muchos datos tenemos una mejor información.

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Un sistema de información contiene información sobre la organización y su entorno. En este

entorno están los clientes, accionistas, reguladores que interactúan con la organización y
sus sistemas de información.

3 Sistemas de Información y tipos de usuario

En una organización hay diversos niveles de gestión, por tanto, se tienen diversos tipos de
sistemas de información, que son gestionados por otros tantos tipos de personas tomando
decisiones:

• Nivel estratégico: Es preciso alinear la organización a los cambios en el entorno

externo que van a suceder.

• Nivel de gestión o táctico: Actividades de supervisión, gestión de operaciones y

tomas de decisión en los gerentes y mandos de nivel medio de la organización.

• Nivel técnico: Sirven a los trabajadores del conocimiento. El propósito es el

conocimiento de la organización y ayudar al flujo de trabajo de esta.

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• Nivel operacional transaccional: Apoyan al seguimiento operativo de actividades

elementales de una organización (facturación, cobro, nóminas, flujo de materiales…)

La implantación de sistemas de información en las organizaciones ha hecho evolucionar la

pirámide dentro de la empresa hacia un ensanchamiento de los niveles de gestión y técnico
(gestión de datos) y una reducción del nivel operacional apoyados por sistemas de
procesamiento de transacciones y mecanización.

4 La Gestión de la Cadena de Suministro

En la gestión de la cadena de suministro, el enfoque a los procesos logísticos y su mejora a

través de la integración de todos los proveedores y colaboradores para cubrir desde el
aprovisionamiento (diseño, proveedores, procurement) hasta la entrega de los productos a
los usuarios finales debe estar asegurada por sistemas de información.

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La unión de los eslabones de la cadena de suministro con procesos gestionados por un

sistema de información debe asegurar los objetivos para los que fue diseñada la cadena. La
información debe ser relevante, suficiente y no redundante.

En la gestión de la cadena de suministro se incluyen procesos internos y también externos.

Los procesos asociados a cada uno de los eslabones de la cadena requieren de una
coordinación y de un intercambio de información entre ellos.

Existen tres grandes focos en la cadena entre los que se ejecutan transacciones e infieren
relaciones a través de aplicaciones empresariales:

• Proveedor, Gestión de los canales de compra:

- SRM (Supplier Relationship Management). Sistema de información que

persigue mejorar los procesos de aprovisionamiento con los proveedores de
la empresa. Gestiona términos comerciales, presupuestos de los proveedores,
identificación de proveedores potenciales, etc.

• Administración de la cadena:

- ERP (Enterprise Resource Planning). Sistema de información que integra

diversas actividades de la empresa (contabilidad, recursos humanos,
facturación,…) capaz de integrarse con otros sistemas de información para
asegurar el control y funcionamiento de la compañía.

- KM (Knowledge Management). Es un método soportado por un Sistema

Informático que permite identificar y gestionar el conocimiento de la empresa
para conservarlo y distribuirlo.

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- BI (Business Inteligence). Sistema informático de gestión de los datos que

genera la organización.

• Cliente, Gestión de los canales de Venta:

- CRM (Customer Relationship Management). Es un método soportado por un

Sistema de información que permite la gestión de clientes, permitiendo a la
organización administrar y coordinar relaciones de cliente.

Si observamos la parte de la gestión logística de una empresa, Supply Chain Management

precisa de la coordinación e integración de la parte logística con el marketing, las
promociones, las ventas y el servicio al cliente.

Ejemplo de integración de Sistemas de Información: SAP.

SAP es un conjunto de programas conjunción de diversas concepciones de sistemas de

información que permiten ejecutar y optimizar las operaciones de una compañía de forma
integral. Interviene en las funciones de ventas, financiera, compras, fabricación, inventarios,
relaciones con los clientes…

Se identifica con un ERP si bien integra aplicaciones distintas adicionales (PLM, SRM, SCM,
CRM)

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5 Optimización de los Flujos en la Cadena de Suministro

Como habíamos comentado en el punto anterior, en la cadena de suministro hay

normalmente elementos ajenos a la organización, cuyas organizaciones van a estar
gestionadas por otros sistemas de información. Para asegurar que la cadena de suministro
de la organización cumpla los objetivos para los que se ha diseñado y que lleva asociada
una concepción de sistemas informáticos para conseguir este fin, es precisa una correcta
integración de los nodos de la cadena de suministro.

En el proceso de aprovisionamiento asociado a una cadena, los agentes de esta

(fabricantes, distribuidores, operadores logísticos de almacenaje, operadores logísticos de
transporte) intercambian un flujo de información asociado al flujo de mercancía de la
cadena.

La intervención sobre la coordinación de ambos flujos de forma que se agilicen las

operaciones y se reduzcan los posibles errores aumentaría sin duda la eficiencia de la
cadena.

Por consiguiente, la mejora del flujo que lleva asociado intercambios de información entre
los diversos agentes de la cadena traería como resultado:

• Menores costes administrativos.

• Menores rechazos de mercancía.

• Menores incidencias en entregas.

• Menor tiempo de proceso (lead time).

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La optimización de los flujos de la cadena de suministro viene de la mano de la

informatización del proceso y el establecimiento de estándares de comunicación entre los
agentes de la cadena. La estrategia está fundamentada en el Intercambio Electrónico de
Datos (EDI, del inglés “Electronic Data Interchange”), que se define como la transmisión
estructurada de datos entre organizaciones por medios electrónicos. Este intercambio de
datos se puede hacer en distintos formatos: EDIFACT, XML, TXT…

Una cadena de suministro convencional podría representarse como:

Flujos Físicos. Con las flechas negras estarían representados los flujos físicos. En este caso
tenemos el fabricante que envía pedidos de aprovisionamiento a una plataforma central (1) y
esta a su vez envía pedidos preparados hacia las tiendas (2). Un pedido es enviado en
soportes de envío (palets, rolls, etc) y acompañado por documentación física (albarán,
documentación de transporte).

Flujos Informáticos. Asociados a eventos que son determinados por los flujos físicos
tenemos las comunicaciones cuyo sentido determinan las flechas azules:

(1) Aviso de Expedición. Aviso de aprovisionamiento de la fábrica al almacén central.

(2) Confirmación de entrada de mercancía. “Contesta” a la comunicación (1) con el

detalle de lo que ha recibido en realidad sobre lo que informaba el aviso anterior.

(3) Aviso de Expedición. Aviso de expedición entre la plataforma y el destino final

(tienda, distribuidor)

(4) Confirmación de entrada de Mercancía.

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(5) Instrucción de despacho. Orden de preparación de hacia la plataforma de un pedido

hacia el cliente final.

(6) Situación de despacho. Confirmación de ejecución de la instrucción de despacho.

(7) Información de stock (foto de stock, ajustes de stock, bloqueo de mercancía).

En realidad, todos los flujos informáticos parten o llegan al ERP, quien se comunica con
cada uno de los agentes de la cadena de suministro (en el caso del ejemplo: proveedor,
operador logístico, cliente). Se ha representado en el gráfico la asociación de flujos
informáticos con flujos físicos:

Proveedor-> plataforma logística:

• Aviso de expedición por parte del proveedor.

• Confirmación de recepción por parte de la plataforma

Plataforma logística -> cliente:

• Aviso de expedición

• Confirmación de recepción por parte del cliente

El ERP controla todas las comunicaciones y envía las órdenes de preparación para cada uno
de los nodos de la red. Está preparado para recibir las diferentes informaciones sobre el
estado del stock en cada nodo.

La cadena de suministro puede ser más compleja en cuanto a número de agentes que la
integran, sin embargo, si la integración de sistemas es adecuada con los mismos
fundamentos que los descritos y está asegurada la eficacia de la cadena.

Se ha descrito en el ejemplo una cadena simple, pero esta puede ser más compleja. Véase
el ejemplo siguiente:

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En este caso las interfaces necesarias en relación con los flujos físicos en la cadena
aumentan notablemente. Sin embargo, está asegurado el control del flujo por la correcta
integración de sistemas informáticos.

Ejemplo.

AECOC ha promovido un modelo estándar de comunicación EDI ( Electronic Data

Interchange) con comunicaciones por Interfaz con una sintaxis homogénea de mensaje y un
número determinado de ellos que cubren las necesidades de comunicación entre los
agentes de la cadena.

Este modelo, junto con la homogeneización del sistema de codificación (EAN128) y el uso
generalizado de sistemas de información de almacén (WMS, Warehouse Management
System), ha permitido una mejora notable en la eficiencia de los procesos logísticos.

En el caso del ejemplo las comunicaciones básicas son:

• DSADV: Aviso de expedición

• RECADV: Confirmación de Recepción

• INSDES: Instrucción de despacho

• OSTRPT: Situación de despacho

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• INVRPT: Información de Stock

6 Conclusiones

• Toda organización precisa para su gestión la concepción e implantación de un

sistema de información adecuado a los objetivos de esta organización. Se trata de un
conjunto de elementos interrelacionados que contienen, gestionan y comparten
información y cuyo diseño asegura la ejecución de los flujos monetarios, físicos y de
información de la organización.

• En una organización, en tanto existen varios niveles de gestión, se tienen diversos

sistemas de información adecuados a estos niveles:

- Nivel transaccional

- Nivel técnico y de gestión

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- Nivel estratégico

• Los sistemas de información aseguran la integración de los nodos de la cadena de

suministro y cubren el aprovisionamiento (SRM), administración de la cadena (ERP,
KN, BI) y gestión de los canales de venta (CRM).

7 Referencias Bibliográficas

• Administración de la cadena de suministro. Ronald H. Ballou (2004)

• Sistemas de Información Genencial. Laudon, K & Laudon, T (2004)

• https://www.gestiopolis.com/sistemas-de-informacion-en-la-empresa-y-
niveles-de-la-piramide-de-informacion/

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