INFORME DE VISITA: LABORATORIO DE RESTAURACION DE

DOCUMENTOS UIS
1. INTEGRANTES DEL EQUIPO DE TRABAJO.

Víctor Manuel Peña Melo.

Andrés David Pimiento Ríos.
2. INTRODUCCIÓN
Como entidad prestadora de servicios académicos, investigativos y científicos, la
Universidad Industrial de Santander enfrenta la necesidad de servir como medio
para la realización de proyectos en las diferentes áreas profesionales en la región.
A la luz de esto, es que la institución proyecta diferentes iniciativas a través de sus
diferentes escuelas, el presente caso a estudiar es una de estas; El laboratorio de
Restauración de Documentos UIS, proyecto anexado a la Escuela de Historia.
Esta dependencia, vinculada a la universidad, ofrece servicios de intervención,
reparación o cualquier otra medida que se necesita para garantizar la preservación
del documento. Dicha tarea, se encuentra directamente relacionada con el oficio
del Historiador y Archivista, y cuya articulación entre ambas disciplinas es parte de
la formación integral archivística.
3. JUSTIFICACIÓN DE LA VISITA
Laboratorio de archivística II¸ como una materia práctica del programa de Historia
y Archivística, tiene la obligación de establecer un contacto directo entre las
cuestiones más pragmáticas de la archivística y el estudiante matriculado. La
restauración de documentos, si bien no obedece a un tópico particular de la
formación archivística, es una disciplina que más que auxiliar, es necesaria
teniendo en cuenta los diferentes problemas que se presentan con la
documentación. Comprender el funcionamiento de los procesos de restauración,
es una variable imprescindible, que a futuro constituirá una herramienta
fundamental dentro del ejercicio archivístico, es por esto, que se debe empezar a
familiarizarse con estos procesos desde la formación pre-guadual.
4. OBJETIVO GENERAL DE LA VISITA
Observar y comprender los procesos inmersos dentro de la Restauración
documental, en aras de introducirse cada vez más a las dinámicas propias del
ejercicio de la archivística.
5. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA VISITA.
5.1. Identificar particularmente, la estructura y funcionamiento del
Laboratorio de Restauración de Documentos la Universidad Industrial
de Santander.
 5.2. Reconocer las dinámicas de trabajo dentro del laboratorio, como los
instrumentos con los cuales llevan a cabo los procesos de restauración
5.3. Entender el papel desempeñado por cada uno de los miembros del
equipo del laboratorio, y la capacidades funcionales y misionales que
cada uno de estos desarrolla

6. DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD VISITADA

La Universidad Industrial de Santander, es una institución de educación superior
de carácter público, la cual a lo largo de ya casi más de 66 años ha venido
prestando servicios educativos e investigativos. Con más de 30.000 estudiantes,
más de 100 programas académicos entre pregrado y posgrado, y con presencia
en algunos municipios del departamento Santander, la Universidad es el epicentro
de la educación en la región. Al ser una institución de esta índole, la UIS por
medio de sus diferentes Escuelas, establece proyectos vinculados con el
desarrollo profesional de estas unidades académicas, como el caso del
Laboratorio de Restauración Documental o Archivo Histórico Regional de la
Escuela de Historia, que son servicios ofrecidos en pos de la conservación de
documentos, y en últimas establecidas en función de dar más garantías para el
desarrollo del oficio del Historiador.
7. NOMBRE DE LA DEPENDENCIA VISITADA
LABORATORIO DE RESTAURACIÓN DE LA UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE
SANTANDER: Proyecto académico, que a través de los diferentes instrumentos y
funcionario, ofrece métodos para garantizar la prolongación de los ciclos de vida
de la documentación.
8. NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA QUE APLICA PARA LOS PROCESOS
ARCHIVÍSTIVOS VISITADOS.
ACUERDO 06 DEL 15 DE OCTUBRE DEL 2014, ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIÓN DE COLOMBIA. POR MEDIO DEL CUAL SE DESAROLLAN LOS
ARTICULOS 46, 47 Y 48 DEL TUTLO XI CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
DE LA LEY 594 DEL AÑO 2000.
GUIA PARA LA PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS, 2016, PRESIDENCIA DE
LA REPÚBLICA. POR MEDIO DE LA CUAL ESTABLECEN LAS DIRECTRICES
QUE ORIENTEN A LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DESDE SU
PRODUCCION HASTA SU DISPOSICIÓN FINAL, GARANTIZADO SU
INTEGRIDAD FÍSICA Y FUNCIONAL, SIN ALTERAR SU CONTENIDO.
GUIA PARA LA PROTECCIÓN Y CONSERVACION DE ARCHIVOS,
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER. POR MEDIO DE LA CUAL SE
DEFINEN LOS LINEAMIENTOS NECESARIA PARA LA PROTECCIÓN Y
CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS PRODUCIDOS Y RECIBIDOS EN LA
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER.
ACUERDO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. POR EL CUAL SE
ESTABLECEN LAS ESPECIFICIACIONES TÉCNINAS Y LOS REQUISITOS
PARA LA CONTRACTION DE LOS SERVICIOS DE DEPOSITO, CUSTODIA,
ORGANIZACIÓN, REPROGRAFIA Y CONSERVACION DE DOCUMENTOS DE
ARCHIVO Y DEMAS PROCESO DE LA FUNCION ARCHIVISTICA EN
DESARROLLO DE LOS ARTICULOS 13 Y 14 Y SUS PARAGRAFOS 1 Y 3 DE LA
LEY 594 DEL AÑO 200.
LEY 594 DEL 12 DE JULIO DEL 2000, CONGRESO DE LA REPÚBLICA. POR
MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y OTRAS
DISPOSICIONES.
8.1. Relacione la normatividad, procedimientos o documentación
externa e interna que aplica a los procesos visitados.
El proyecto de Restauración, necesita de estas leyes para fundamentarse en los
parámetros estándar de este oficio en Colombia. Como es sabido, hay ciertos
principios básicos bajo los cuales se debe mover, por lo cual existe una relación
completamente directa con la documentación. Dentro de la visita como tal, el
encargado del espacio hacia constantemente hincapié, en la importancia de la
articulación con otras entidades, especialmente con el Archivo General de la
Nación y con los diferentes gobiernos locales y regionales. Esto, en la medida, de
que el laboratorio como tal necesita de un constante vínculo con el sector público
para poder subsistir.
9. DESCRIPCIÓN DETALLADA DE PROCESOS ARCHIVÍSTICOS
VISITADOS. Describa paso a paso las actividades que hacían parte de
los procesos archivísticos.
El encargado de este proceso nos hizo énfasis en el hecho de que, para
comprender el funcionamiento del laboratorio, hay que entender la génesis del
mismo. El proyecto, surge como respuesta a una necesidad provocada por un
siniestro en el archivo de Girón, en donde buena parte del patrimonio documental
quedo en estado perjudicial. Frente a esto, el profesor Armando Martínez Garnica,
planteó la iniciativa de constituir un laboratorio para la reparación de estos
documentos, y que de pasó se estableciera como un centro de intervención del
patrimonio documental regional y Nacional. Bajo esto, se creó el laboratorio como
tal, y desde entonces este viene respondiendo a las diferentes necesidades e
restauración documental, fruto de la displicencia archivística tan frecuente en
nuestro país. A partir de esta experiencia, el laboratorio viene adelantado los
siguientes procesos:
9.1. Diagnostico
Una revisión al estado en el cual se recibe la documentación, es el primer paso a
realizar dentro de la restauración. En este tópico, se hace registro del estado
inicial del documento; las condiciones de la tinta, el material, la acidez, daños
físicos, desgaste del papel etc., en un formato en donde se disponen esas
variables. A partir de esto se determinan los procesos que se le van a realizar a la
documentación, los costos del proceso, dependiendo, por supuesto de los daños
con los que provenga. Es importante señalar que el formato inicial que dictamina
la disposición del documento, se deja parcialmente lleno, para que una vez
terminado el proceso se tenga registro completo de las labores realizados
9.2. Restauración.
Dependiendo de los análisis realizados, se establecen los procesos de
restauración a implementar. El dictamen físico, ayuda a determinar que clase
pulpa se utilizará para producir los injertos que se corregirán. A su vez, también se
llevan a cabo labores de limpiezas biológicas (para eliminar microrganismos) y
manuales (se retiran adhesivos perjudiciales para la documentación), que
protegerán el documento de los diferentes agentes que están en la capacidad de
deteriorarlo. Después de estos procesos en seco, se lleva a cabo el lavado de los
documentos, etapa de la reparación que cumple esencialmente dos funciones;
terminar la limpieza de la documentación y eliminar la acidez de la misma, por
medio de la aplicación de una solución química formulada.
Con la terminación de esta denominada fase acuosa del proceso, se procede a
injertar la pulpa como tal. Primero se determinar minuciosamente las áreas en las
cuales se va a instalar el injerto, para poder así establecer en términos de cantidad
y calidad, la pulpa que se piensa utilizar. Con esto hecho, se pasa a la
VINJECTOR 3, en donde se hará el proceso de inserción. Por otra parte, la
documentación que cuya disposición no permite procesos de intervención de
materiales líquidos, se utiliza métodos completamente secos, en donde
simplemente se provee al documento que protejan la integridad como laminas,
cintas especiales entre otros.
9.3. Entrega.
Etapa de controles de calidad y últimos detalles. Se llevan a cabo diferentes
exámenes para mostrar como los resultados del proceso, poniendo a la
documentación a constantes, pero bastantes delicadas pruebas. Con este proceso
hecho, da registro del proceso como tal y de las diferentes anotaciones del mismo.
Por último, se empasta (en caso de que se necesario) y se arregla la
documentación para ser entregada, en los diferentes formatos que el cliente lo
solicite. Todo esto por supuesto, se hace bajo la condición de que se prioriza la
autenticad, y la originalidad del documento.
9.4. Funciones paralelas.
De la mano con los procesos citados, el Laboratorio de Restauración de
Documentos de la Universidad Industrial de Santander, como referente de la
Restauración en el país y en la región, lleva a cabo funciones pedagógicas en esta
materia. Entre conferencias, capacitaciones y seminarios, los funcionarios de esta
dependencia de la universidad, dan los lineamientos a diferentes instituciones en
función de concientizarlos acerca de la importancia de la preservación de los
documentos.
10. DESCRIPCIÓN DE LOS EQUIPOS, MOBILIARIOS Y ELEMENTOS
UTILIZADOS EN LOS PROCESOSARCHIVÍSTICOS VISITADOS Y QUE
SON FUNDAMENTALES PARA EL DESARROLLO DE LOS MISMOS.
COMPUTADORES: Los equipos sirven de soporte para cualquier necesidad de
comunicación y consulte que los funcionarios dispogan.
PULPAS: Material del cual están hechos los injertos (Lino, Algodón, confera, entre
muchas otras).
PAPEL TISU: Insumo costoso para el proceso de restauración
ESTANTES: Lugares para el secado de la documentación que pasó por procesos
de restauración.
PHMetro: Instrumento que ayuda a determinar las condiciones de acidez bajo las
cuales se encuentra la documentación
VINJECTOR 3: Maquina utilizada para el proceso de la inserción de las pulpas a
las documentaciones.
APARATOS PARA LA MEDICIÓN DE LAS CONDICIONES EXTERNAS DE LA
DOCUMENTACIÓN: A través de múltiples instrumentos, los funcionarios hacen
una revisión de las condiciones climáticas bajo las cuales se está exponiendo la
documentación trabajado (humedad y temperatura).
11. DESCRIPCIÓN DEL PERSONAL NECESARIO PARA LA REALIZACIÓN
DEL PROCESO. Cuantas personas, qué funciones adelanta cada uno.
Actualmente, el laboratorio solo cuenta con un funcionario de planta encargado de
adelantar las funciones de la dependencia. Sin embargo, nos explica este,
dependiendo de las necesidades que demanden los trabajos a realizar se
contratan auxiliares, de puestos no fijos, cuya presencia laboral en el laboratorio
es por su puesto irregular y depende de la necesidad de mano de obra. De forma
que, no hay como tal una división de los procesos establecida, por lo que la
delegación de funciones queda a juicio del encargado planta de este
departamento. Por lo que este determina y está al mando, de las funciones tanto
administrativas del laboratorio como de los propios procesos de restauración,
siendo los auxiliares repartidos en estas diferentes funciones a partir del criterio el
encargado principal.
 12. REGISTRO FOTOGRÁFICO CON PIE DE FOTO. NOTA: LAS
FOTOGRAFÍAS DEBEN SER PERTINENTES.

13. RECOMENDACIONES PARA EL MEJORAMIENTO DEL PROCESO

ARCHIVÍSTICO. Señale y argumente 2 mejoras pertinentes que podrían
implementarse a los procesos archivísticos visitados

13.1. Si bien, el proyecto ya está consolidado, con varios años de trayectoria

como respaldo, es evidente que se requiere un aumento en cuanto al
personal, en función de aumentar la capacidad de restauración del
laboratorio.
13.2. Se deben expandir las campañas de concientización respecto al buen
cuidado de la documentación, que la dependencia ha venido
adelantado, al punto de consolidar una gran propuesta archivística que
plantee en grandes dimensiones la necesidad de estás práctica en un
país que las ha dejado tan olvidadas como Colombia.
14. REFLEXIÓN SOBRE EL PROCESO VISITADO
14.1. ¿Qué relación tiene el desarrollo del proceso archivístico con la
comunidad?
Entre la población y el Laboratorio de Restauración de Documentos UIS, existe
una relación completamente estrecha. Este espacio, presta servicios que están
inscritos en función a la conservación del patrimonio documental de las personas.
El patrimonio, constituye un vestigio que reafirma y posiciona la identidad cultural.
La ciudadanía como tal, tiene la obligación y necesidad de rescatar esta identidad
en la medida de que es una parte intrínseca de la sociedad. El laboratorio
contribuye a este ideal, brindado garantías para la conservación de documentos,
que son a fin de cuentas, uno de los soportes materiales en donde la sociedad
construye su memoria.
14.2. ¿Las aplicaciones de los procesos archivísticos visitados
contribuyen a la garantía de los derechos de los ciudadanos? ¿por
qué?
Sí contribuye. El caso de cómo se origina la dependencia es un claro ejemplo de
esto; frente a la necesidad que había de que a los ciudadanos del municipio de
Girón recuperarán una importante parte de patrimonio documental, se crea este
laboratorio, que no solo efectúa esta labor, sino que además se encarga de llevar
a cabo funciones como esta lo largo de su trayectoria, garantizando pues,
condiciones para la conservación documental, facilitando el desenvolvimiento de la
democracia, la identidad cultural y otras muchas variable
 14.3. ¿La aplicación de los procesos visitados contribuye a la
conservación y gestión del patrimonio documental? ¿por qué?
Es una contribución muy amplia la que brinda el Laboratorio de Restauración de
Documentos de la Universidad. En la medida de que se compromete con la
intervención de aquellos documentos que, por una u otra razón, necesitan
reparaciones para perdurar su integridad. Sobre todo, por el hecho de que es un
espacio abierto, en donde el servicio está a la disposición e todo el patrimonio
documental santandereano.
14.4. Señale y describa 4 temas de investigación o reflexión que podrían
desarrollarse a partir de los procesos archivísticos visitados.
Diplomática: Estudios de la estructuración de la documentación conforme el paso
del tiempo
Historia Social de la Ciencia: Los avances científicos realizados en función del
mejoramiento de la restauración en aras de contribuir a la conservación del
patrimonio documental
Displicencia Archivística: El descuido en el manejo de la documentación y sus
consecuencias en el deterioro de la documentación.
Estudios interdisciplinares: A través del proceso de restauración, ciencias como
la bilogía, microbiología, y química, entre otras pueden desarrollar estudios
partiendo de la labor realizada en el laboratorio.
15. CONCLUSIONES DE LA VISITA. Señale las principales conclusiones
tras la visita realizada.

 El departamento y la Universidad cuenta con un departamento capacitado

para adelantar procesos de Restauración.

 El patrimonio documental de la región está a la disposición de esta

institución para cualquier caso de restauración que se demande.

 No obstante, se deben expandir iniciativas como estas en las medidas de

que se ofrezcan más garantías para la conservación de la documentación y

el desarrollo de las políticas de la preservación de los archivos.

16. ANEXOS