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6.4. Manuales.

Concepto de Manual Administrativo.


Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada
y sistemática la información de una organización.
Los objetivos de los manuales.
 Presentar una visión de conjunto de la organización.
 Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.
 Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los
distintos niveles jerárquicos.
 Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.
 Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.
 Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
 Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes,
prestadores de servicios, usuarios y clientes.
Por su contenido se clasifican en:
De Bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este
manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.
De políticas: se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa.
De organización: dónde se especifican las diversas unidades orgánicas que
componen la empresa.
De procedimientos: acá se establecen los principales procedimientos que ocurren
al interior de la empresa, por ejemplo, de contratación de personal, de compras,
de pago de sueldos, etc.
Por su ámbito:
 Generales: que contienen información de la totalidad de la organización.
 Específicos: que consignan información específica o de una determinada
área.

6.4.1. Bienvenida
El manual de bienvenida también conocido como manual de inducción, es un
documento creado por las empresas que apoya a la inducción del nuevo
trabajador a la empresa, este manual le presenta al trabajador toda la información
relevante de la empresa de manera general, desde su historia, dueños, objetivos,
misión, visión, que se pretende como objetivo organizacional, y debe dar
respuestas a todas las inquietudes laborales del nuevo trabajador, facilitándole la
integración como uno más del equipo.
El período de inducción junto con el Manual de bienvenida o acogida como
también se conoce, se han ido introducido paulatinamente en muchas empresas,
con resultados muy favorables, permitiendo:
 Elevar la imagen de la empresa, ya que transmite a los nuevos
colaboradores, Signos de seriedad y organización y la creencia de
valoración del personal.
 Hacer sentir al nuevo colaborador más integrado en la empresa.
 Conocer en profundidad las características legales y especiales de su
 relación
 Laboral con la empresa.
 Favorecer la comunicación interna.
 Favorecer la comunicación social del individuo, al relacionarse
correctamente en su entorno laboral.
Contenido de un manual de bienvenida
1. Bienvenido/a.
2. Historia.
3. La cultura corporativa de la empresa.
4. La organización.
5. El primer día en la empresa.
6. Anexos.
Objetivos del Manual:
 Acoger, y entusiasmar al nuevo colaborador con el estilo de gestión y la
cultura corporativa.
 Orientar y ofrecer documentación adicional y complementaria a la
información ofrecida por otros canales (entrevista personal, vídeo
bienvenida…) con la finalidad de informar sobre las reglas y normativas
internas de la empresa, estilo de gestión y cultura corporativa.
 Formar y promover una integración eficaz en el puesto y con el proyecto
corporativo.
Redacción de contenido digital y/o impreso
 Información actual y verídica.
 Estilo ameno, atractivo y sencillo
 Texto breve, conciso y directo
 Imágenes impactantes y adecuadas.
Estructura del contenido
Organizado y ordenado, acompañado con ilustraciones y diseño versión móvil,
impactante, colores acordes a la identidad de la empresa.
Apartados básicos
 Portada y contraportada: diseño personalizado y creativo.
 Carta, tarjetón o mensaje de bienvenida personalizado del director o
Gerente de la empresa.
 Presentación de la empresa
 Datos genéricos sobre el tipo de empresa, actividad, forma jurídica, sede
central, sucursales, servicios que ofrece….
 Breve reseña histórica, fundadores.
 El proyecto corporativo: misión, visión y, valores.
 Logros: clientes, premios y distinciones.
 Política y estrategia de calidad e innovación.
 Política de RSC y compromisos de la empresa.
 Política de igualdad de oportunidades.
Información de interés general
Respecto al puesto de trabajo.
 Información concreta sobre la política de prevención de riesgos y salud
laboral y acerca de las medidas de prevención; servicio médico,
reconocimientos médicos.
 Normativa interna respecto al tabaco, cuidado de las instalaciones…
 Normas de urbanidad y cortesía en la empresa: protocolo de empresa, trato
igualitario, comidas en el puesto de trabajo…
 Trámites de contratación, nómina, pagas extras y fecha de cobro de salario.
 Política retributiva.
 Horario, permisos, bajas y ausencias.
 Vacaciones.
 Gestión del talento: política de formación, promoción interna, evaluación del
desempeño…
 Otros aspectos del salario emocional: bonos comida, seguros, servicios
adicionales que ofrece la empresa
Información útil
 Respecto al funcionamiento interno y sobre los canales de comunicación
interna disponibles.
 Ubicación e información sobre el abastecimiento de material de oficina y
acerca de la utilización de fotocopiadoras, máquinas de fichar, etc.
 Herramientas de trabajo informáticas disponibles, navegación por internet,
gestor de correo electrónico y servicio de reparaciones…
 Servicio de documentación físico y virtual.
 Organización interna: explicación de estructura y organigrama, de la misión
y funciones de cada área o departamento.
 Directorio: teléfonos, cargos y correos electrónicos
 Canales de comunicación oficiales de la empresa: intranet, buzón de
sugerencias, revista digital, paneles informativos, reuniones…
 Redes sociales: manual de protocolo, normas básicas para su uso
 Eventos y fechas especiales: celebraciones, reuniones generales
 Actividades sociales y programas de voluntariado.

6.4.2. De políticas
Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la
administración que es probable que se presenten en determinadas
circunstancias.
Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas
escritas establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el
personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y
objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones
del organismo social.
Objetivo del Manual de Políticas:
 Presentar una visión de conjunto de la organización para su
adecuada organización.
 Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que
deben realizarse en cada unidad administrativa.
 Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.
 Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.
 Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles
intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de
decisiones.
 Servir de base para una constante y efectiva revisión
administrativa.
Importancia de Manual de Políticas:
Su importancia radica en que representa un recurso técnico para
ayudar a la orientación del personal y también ayuda a declarar
políticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rápidas a los
malos entendimientos y a mostrar cómo puede contribuir el empleado
al logro de los objetivos del organismo.
También ayuda a los administradores a no repetir la información o
instrucciones.
Ventajas de los manuales de Políticas:
Las políticas escritas requieren que los administradores piensen a
través de sus cursos de acción y predeterminen que acciones se
tomarán bajo diversas circunstancias.
Se proporciona un panorama general de acción para muchos asuntos,
y solamente los asuntos poco usuales requieren la atención de altos
directivos.
Se proporciona un marco de acción dentro del cual el administrador
puede operar libremente.
Las políticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos
los empleados.
Las políticas escritas generan seguridad de comunicación interna en
todos los niveles.
El manual de políticas es fuente de conocimiento inicial, rápido y claro,
para ubicar en su puesto nuevos empleados.

6.4.3. De organización
El manual de organización es un instrumento administrativo que se utiliza de
apoyo para la correcta coordinación de todas las personas que forman parte de
una estructura organizacional; esta diseñad para difundir las líneas de autoridad y
responsabilidad, así como para dar a conocer los objetivos y las funciones de
todos y cada uno de los puestos que forma parte de esta estructura.
A través de esta herramienta, será posible conocer y llenar los formatos de
puestos, ya que el manual de organización documenta la estructura organizacional
de las unidades administrativas del ayuntamiento, se utiliza principalmente para
hacer la inducción al personal de nuevo ingreso, así como también, de referencia
para la promoción, reclutamiento, selección y contratación de personal.
Es, además, un elemento de consulta obligada para instancias que evalúan o
procuran la optimización administrativa.
Aspectos Positivos Del Uso De Manual De Organización
 Contribuye a formular y crear la organización, así como al análisis de esta,
con la finalidad de hacer evaluaciones parciales o totales.
 La descripción de los puestos y unidades de la organización contribuye a
facilitar el conocimiento parcial de los fines y objetivos de la empresa o
institución.
 Los manuales de organización suministran información sobre las relaciones
de las distintas unidades y especifican la autoridad.
 Constituye un medio eficaz de la dirección de personal para la preparación
de cuadros directivos y empleados.

Conclusión
Angeles- Implementar un sistema de gestión de archivos debe ser
acorde a la empresa en que se espera que actúe, debido a que debe
seguir un plan de acción, donde se deben establecer las políticas
adecuadas del proyecto y se debe planificar lo que se va a desarrollar
y registrar las decisiones tomadas que afectan a la empresa, por esto
todas las partes implicadas deben estar convencidas de la necesidad
que representa para la organización de acuerdo a la función que
cumplen. El archivo de gestión puede ser visualizado como un sistema
simple donde se agrupa toda la documentación en trámite o empleada
en consultas administrativas. Siendo un sistema cuenta con fases y
etapas que se relacionan entre sí, parte de la información contenida en
la documentación, el análisis que se lleva a cabo, la evaluación y una
vez hecho se obtienen los resultados para realizar una
retroalimentación del sistema y recuperación de los documentos del
archivo de gestión.

Bibliografía
https://es.scribd.com/doc/152117436/Unidad-6-Tipos-de-Organizacion
https://www.academia.edu/33044957/DISEN_O_ORGANIZACIONAL

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